Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ cho chi phí sửa chữa của hộ kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC (hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ) và Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), hộ kinh doanh cá thể phải có chứng từ hợp lệ để ghi nhận chi phí sửa chữa tài sản cố định như cửa hàng. Cụ thể, chi phí sửa chữa lớn (thường trên 20 triệu đồng theo quy định về tài sản cố định) cần hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng đầy đủ, kèm theo hợp đồng sửa chữa, biên bản nghiệm thu công trình và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Nếu không có đầy đủ hóa đơn, chi phí này có thể không được coi là chi phí hợp lý để khấu trừ khi tính thuế khoán hoặc thuế GTGT, dẫn đến cơ quan thuế loại trừ khỏi chi phí được trừ.

Xem thêm: Mình đang bán hàng online, khách chuyển khoản không ghi nội dung, nếu không xác định được thì có cần ghi nhận doanh thu không?

Tính hợp lý của việc chia nhỏ chi phí để ghi nhận dần

Việc chia nhỏ khoản chi phí sửa chữa lớn thành các phần nhỏ hơn để ghi nhận dần không được khuyến khích và có thể bị đánh giá là không hợp lý theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, vì đây có thể bị coi là hành vi cố tình phân mảnh chứng từ nhằm tránh quy định về hóa đơn đầy đủ hoặc thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu tổng giá trị thực tế vượt ngưỡng yêu cầu chứng từ (ví dụ: từ 20 triệu đồng), cơ quan thuế có quyền kiểm tra và loại bỏ toàn bộ chi phí nếu phát hiện dấu hiệu gian lận. Thay vào đó, hộ kinh doanh nên bổ sung chứng từ hợp lệ bằng cách yêu cầu nhà cung cấp cấp hóa đơn bổ sung hoặc sử dụng biên bản tự kê khai chi phí nếu dưới ngưỡng, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch và có thể kiểm chứng.

Hậu quả nếu không tuân thủ quy định chứng từ

Xem thêm: Anh/chị cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh có phát sinh khoản thu từ việc cho thuê tài sản nhỏ lẻ thì có cần kê khai riêng không?

Nếu ghi nhận chi phí mà không có đầy đủ hóa đơn, hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế GTGT theo phương pháp kê khai, kèm phạt hành chính trên số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, mức phạt cụ thể cho việc sử dụng chứng từ không hợp lệ dao động tùy theo mức độ vi phạm. Để tránh rủi ro, nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ như sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng gốc.
• Hợp đồng sửa chữa và biên bản bàn giao.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng nếu từ 20 triệu đồng).
• Bảng khấu hao tài sản cố định nếu sửa chữa làm tăng giá trị tài sản.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.