Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc xử lý hóa đơn khi khách hàng trả hàng được quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điều chỉnh để giảm doanh thu trong trường hợp hàng hóa bị trả lại, nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tránh tình trạng doanh thu ảo. Các quy định này áp dụng cho hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đúng thực tế giao dịch.

Điều kiện áp dụng xử lý hóa đơn trả hàng

Để xử lý hóa đơn trả hàng hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi: chủ hộ kinh doanh không có VNeID thì có cách nào để nộp tờ khai thuế online cho hộ kinh doanh không ạ? Hay nộp giấy trực tiếp ạ?

• Hàng hóa phải được trả lại trong thời hạn chính sách đổi trả, và có biên bản xác nhận trả hàng giữa hai bên, ghi rõ lý do, số lượng, giá trị hàng trả.
• Đã hoàn tất việc hoàn tiền cho khách hàng qua chuyển khoản hoặc hình thức khác, kèm chứng từ chứng minh.
• Hóa đơn gốc đã xuất phải là hóa đơn điện tử hợp lệ, chưa kê khai quyết toán thuế.
• Không áp dụng nếu hàng trả do lỗi của doanh nghiệp mà cần xử lý theo quy định bảo hành tại Bộ luật Dân sự 2015.

Quy trình xử lý hóa đơn trả hàng

Quy trình xử lý được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh tăng doanh thu ảo:

Bước 1: Lập biên bản trả hàng

Doanh nghiệp lập biên bản trả hàng ngay khi nhận hàng từ khách, ghi rõ thông tin hóa đơn gốc số lượng và giá trị hàng trả, lý do trả, chữ ký của đại diện doanh nghiệp và khách hàng. Biên bản này là cơ sở pháp lý để điều chỉnh hóa đơn, theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý giữ bản gốc và gửi cho khách nếu cần. Việc này giúp chứng minh giao dịch thực tế và hỗ trợ kiểm tra thuế sau này.

Bước 2: Hoàn tiền và ghi nhận chứng từ

Sau khi nhận hàng trả, doanh nghiệp hoàn tiền đầy đủ cho khách qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, kèm biên nhận hoàn tiền. Ghi nhận khoản hoàn tiền vào sổ sách kế toán như giảm doanh thu

Chứng từ hoàn tiền phải liên kết với biên bản trả hàng để làm cơ sở kê khai thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng. Nếu hoàn tiền qua ngân hàng, in sao kê để lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định quản lý thuế.

Xem thêm: Doanh nghiệp em dư tầm 10 hóa đơn đầu vào, khoảng 300 triệu. Do lúc trước nhập hàng dạng ủy thác. Giờ xử lý hóa đơn đầu ra như thế nào là hợp lý. 10 hóa đơn đó đều đã bán hết. Công ty thì đã khai báo thuế đều đặn

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ,  với thông tin hóa đơn gốc, số lượng/giá trị điều chỉnh âm. Hóa đơn này phải gửi cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin điện tử trong vòng 2 ngày làm việc. Sau đó, cập nhật vào hệ thống kê khai thuế của Tổng cục Thuế để điều chỉnh tờ khai GTGT kỳ phát sinh, tránh doanh thu ảo trên báo cáo tài chính.

Bước 4: Kê khai và lưu trữ

Cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý tiếp theo, giảm số thuế đầu ra tương ứng. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (biên bản, chứng từ hoàn tiền, hóa đơn điều chỉnh) điện tử hoặc giấy theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nếu phát hiện sai sót sau kê khai, có thể lập biên bản điều chỉnh bổ sung mà không bị phạt nếu chứng minh được lý do chính đáng.

Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và giảm nghĩa vụ thuế không đáng có. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.