Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ kế toán đối với hộ kinh doanh (HKD) nhóm 2

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 (Điều 16), chứng từ kế toán phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và phản ánh đúng thực tế giao dịch kinh tế. Đối với HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai, Thông tư 88/2021/TT-BTC (Điều 5 và Phụ lục 1) hướng dẫn chế độ kế toán đơn giản, không bắt buộc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào như doanh nghiệp thông thường. Thay vào đó, HKD có thể sử dụng chứng từ nội bộ hoặc chứng từ thay thế để ghi nhận giao dịch mua hàng, miễn là chúng chứng minh được nguồn gốc, số lượng và giá trị hàng hóa. Việc lưu trữ chứng từ này nhằm phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế hoặc quyết toán (nếu áp dụng phương pháp kê khai thay đổi).

Chấp nhận chứng từ đầu vào thay thế

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi trường hợp này với ạ. HKD của em thuộc nhóm 1, trước giờ nộp thuế khoán. Nhưng gần đây doanh thu tăng mạnh do bán thêm trên mạng xã hội. Nếu doanh thu thực tế vượt mức khoán thì có bị truy thu không, và khi nào thì phải chuyển sang kê khai ạ?

Các giấy tờ như phiếu giao hàng, bảng kê mua hàng và tin nhắn chốt đơn có thể được chấp nhận làm chứng từ kế toán đầu vào cho HKD nhóm 2, theo nguyên tắc tại Thông tư 88/2021/TT-BTC (Điều 6), miễn là chúng đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải được lập đầy đủ thông tin: tên người bán, ngày tháng, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
• Có chữ ký hoặc xác nhận của bên bán (nếu là cá nhân hoặc HKD khác).
• Kèm theo bằng chứng chuyển khoản ngân hàng hoặc biên nhận thanh toán nếu giao dịch lớn.

Những chứng từ này không thay thế hoàn toàn hóa đơn GTGT, nhưng đủ để chứng minh chi phí hợp lý khi kiểm tra thuế theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47). Tuy nhiên, nếu giao dịch với doanh nghiệp lớn, cơ quan thuế khuyến nghị yêu cầu hóa đơn điện tử đầu vào để tránh tranh chấp.

Xem thêm: Cho em hỏi HKD có được khấu trừ thuế giống doanh nghiệp không hay chỉ nộp theo tỷ lệ cố định trên doanh thu ạ?

Rủi ro khi thiếu hóa đơn đầu vào đầy đủ

Mặc dù không bắt buộc, việc chỉ sử dụng chứng từ thay thế có thể dẫn đến rủi ro trong quyết toán thuế hoặc kiểm tra sau. Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 28), nếu chứng từ không đủ cơ sở pháp lý, cơ quan thuế có quyền loại trừ chi phí khấu trừ (nếu chuyển sang phương pháp kê khai) hoặc phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Để an toàn, HKD nên ưu tiên yêu cầu hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, đặc biệt với giao dịch trên 20 triệu đồng theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Trong trường hợp kiểm tra, cần lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30).

Việc tuân thủ quy định về chứng từ giúp HKD tránh phạt hành chính, đảm bảo minh bạch tài chính và dễ dàng chứng minh doanh thu – chi phí khi cần. Đồng thời, giảm rủi ro pháp lý trong thanh tra thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.