Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất pháp lý của chương trình tích điểm

Chương trình tích điểm cho khách hàng là một hình thức xúc tiến thương mại, các chương trình khuyến mãi như tích điểm và đổi điểm lấy giảm giá phải được thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước trước khi thực hiện, nhằm đảm bảo tính minh bạch và không vi phạm quy định về cạnh tranh không lành mạnh.

Khi khách hàng sử dụng điểm để trừ trực tiếp vào tiền hàng, giao dịch này được coi là giảm giá thương mại, không phải doanh thu đầy đủ, do đó doanh thu thực tế phải được ghi nhận sau khi trừ phần khuyến mãi. Việc phần mềm bán hàng không hỗ trợ ghi nhận rõ ràng không làm thay đổi bản chất pháp lý, mà chỉ tạo ra sự lệch lạc trong báo cáo kế toán nếu không điều chỉnh.

Quy định về ghi nhận doanh thu và chứng từ kế toán

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ doanh thu phải được ghi nhận dựa trên giá bán thực tế sau khi áp dụng các hình thức giảm trừ hợp pháp, bao gồm khuyến mãi

Xem thêm: Tôi đang gặp vấn đề là tiền trong tài khoản nhiều hơn doanh thu kê khai do có thêm tiền cá nhân chuyển vào, vậy khi giải trình có khó không?

Báo cáo doanh thu trên phần mềm nếu cao hơn thực tế sẽ dẫn đến sai sót trong sổ sách kế toán, có thể bị coi là kê khai không trung thực khi kiểm tra thuế, với mức phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Do đó, việc không điều chỉnh sẽ vi phạm nguyên tắc kế toán trung thực, trong khi điều chỉnh thiếu chứng từ có thể bị từ chối khi quyết toán thuế.

Để xử lý trường hợp này, doanh nghiệp cần điều chỉnh số liệu kế toán để phản ánh doanh thu thực tế, đồng thời lập chứng từ nội bộ hợp lệ nhằm đảm bảo tính pháp lý. Quy trình xử lý được khuyến nghị như sau:

Bước 1: Xác định và phân loại giao dịch khuyến mãi

Thu thập dữ liệu từ hệ thống bán hàng, phân loại các giao dịch có sử dụng điểm tích lũy làm giảm giá. Lập bảng kê chi tiết từng hóa đơn, nêu rõ số điểm sử dụng, giá trị giảm trừ, và doanh thu thực tế sau trừ. Bảng kê này phải được ký xác nhận bởi bộ phận bán hàng và kế toán, làm cơ sở chứng từ nội bộ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Lập chứng từ điều chỉnh kế toán

Sử dụng phiếu thu/chi nội bộ hoặc biên bản điều chỉnh doanh thu để ghi nhận phần giảm trừ. Nếu hóa đơn điện tử đã phát hành với giá trị đầy đủ, lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo mẫu, gửi cho khách hàng nếu cần. Chứng từ phải bao gồm: ngày giao dịch, mã hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh, và chữ ký người lập. Tránh sử dụng chứng từ không rõ ràng để giảm rủi ro khiếu nại từ cơ quan thuế.

Xem thêm: Mình có nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau, có nơi có hóa đơn, có nơi không, vậy khi cơ quan thuế kiểm tra thì phần không có hóa đơn sẽ bị xử lý thế nào?

Bước 3: Cập nhật sổ sách và báo cáo

Điều chỉnh sổ cái kế toán bằng cách ghi nợ tài khoản chi phí khuyến mãi và có doanh thu cho phần giảm trừ. Kiểm tra lại báo cáo tài chính hàng tháng/quý để đảm bảo doanh thu khớp với thực tế. Nếu phần mềm không hỗ trợ, sử dụng phần mềm kế toán riêng để đồng bộ dữ liệu, và lưu trữ chứng từ điện tử theo quy định tại Luật Kế toán 2015

Bước 4: Thông báo và lưu trữ

Thông báo chương trình tích điểm nếu chưa thực hiện, để tránh phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Lưu trữ toàn bộ chứng từ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015, sẵn sàng cung cấp khi kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tối ưu hóa chi phí thuế. Đồng thời, nâng cao uy tín với khách hàng và cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.