Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp lệ của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ BKAV khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử Misa

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được lập từ phần mềm BKAV vẫn có giá trị pháp lý và có thể sử dụng bình thường sau khi công ty chuyển đổi sang hóa đơn điện tử Misa, miễn là chứng từ đó được phát hành đúng quy định pháp luật tại thời điểm lập. Việc chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các chứng từ đã được tạo trước đó, vì chứng từ khấu trừ TNCN là tài liệu độc lập, không bắt buộc phải đồng bộ với hệ thống hóa đơn hiện hành của doanh nghiệp. Cụ thể, theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn điện tử), hóa đơn và chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực, nhưng không yêu cầu phải từ cùng một nhà cung cấp dịch vụ. Đồng thời, Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chứng từ khấu trừ TNCN phải được lập theo mẫu quy định, ký số điện tử hợp lệ và lưu trữ đúng thời hạn, mà không ràng buộc với nhà cung cấp hóa đơn sau này.

Xem thêm: Em đang phân vân chỗ này, nếu nhận tiền cọc giữ chỗ mà khách hủy và mất cọc, thì khoản này ghi nhận là doanh thu hay thu nhập khác?

Yêu cầu để chứng từ BKAV được chấp nhận

Để đảm bảo chứng từ khấu trừ TNCN từ BKAV được cơ quan thuế và các bên liên quan chấp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra và tuân thủ các điều kiện sau:

• Chứng từ phải được ký số điện tử bởi người có thẩm quyền, sử dụng chữ ký số hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 24), đảm bảo tính xác thực và không bị thay đổi.
• Nội dung chứng từ phải đầy đủ thông tin theo mẫu tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, bao gồm họ tên người nộp thuế, số thuế, mức khấu trừ và thời gian.
• Lưu trữ chứng từ dưới dạng điện tử hoặc bản in có mã số, thời hạn lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Cho em hỏi với ạ, dịch vụ cho thuê thiết bị nhận tiền trước nhưng khách trả sớm nên phải hoàn lại tiền. Lúc đó có cần điều chỉnh lại doanh thu đã ghi nhận không?

Nếu chứng từ BKAV đáp ứng các yêu cầu trên, doanh quyết toán thuế TNCN cuối năm hoặc khi cần thiết vẫn có thể sử dụng mà không gặp trở ngại, ngay cả khi hóa đơn điện tử đang dùng là từ Misa.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế, giảm thiểu sai sót trong quyết toán và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán, tránh các khoản phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu vi phạm về hóa đơn, chứng từ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.