Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện pháp lý cho việc chuyển hàng tồn kho

Việc chuyển hàng tồn kho từ hộ kinh doanh cá thể (đăng ký từ năm 2023 và hoạt động trên sàn thương mại điện tử) sang công ty mới thành lập là hoàn toàn khả thi, miễn là tuân thủ các quy định về chuyển giao tài sản giữa các chủ thể kinh doanh. Theo Luật Thuế GTGT 2024 (Điều 5), hàng tồn kho được coi là tài sản kinh doanh và có thể chuyển giao dưới hình thức góp vốn, bán hoặc tặng cho, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch để tránh các rủi ro về thuế. Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Điều 15) quy định hộ kinh doanh cá thể có quyền chuyển nhượng hoặc góp tài sản vào doanh nghiệp khác, đặc biệt khi hộ kinh doanh không còn hoạt động độc lập. Lưu ý rằng, nếu hộ kinh doanh vẫn tồn tại song song với công ty, việc chuyển giao phải được ghi nhận bằng hợp đồng rõ ràng để tránh bị cơ quan thuế coi là giao dịch nội bộ không hợp pháp.

Quy trình chuyển giao hàng tồn kho

Xem thêm: Anh chị cho hỏi: em khai thừa một số tài khoản cá nhân trong số hiệu ví điện tử etax. Anh chị biết cách hủy một tài khoản, giúp em với ạ

Quy trình cần được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo hợp pháp và tránh tranh chấp thuế sau này:

Bước 1: Lập hợp đồng chuyển giao tài sản

Hộ kinh doanh và công ty ký hợp đồng chuyển giao hàng tồn kho, nêu rõ số lượng, giá trị hàng hóa (dựa trên giá thị trường hoặc giá vốn), hình thức chuyển (góp vốn, bán hoặc tặng cho). Hợp đồng phải được công chứng nếu giá trị vượt quá 100 triệu đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 117). Thời gian thực hiện bước này thường trong vòng 7-10 ngày để chuẩn bị hồ sơ thuế.

Bước 2: Kê khai và nộp thuế liên quan

Hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT đầu ra nếu chuyển dưới hình thức bán (thuế suất 10% theo Luật Thuế GTGT 2024, Điều 8), hoặc miễn thuế nếu góp vốn vào công ty (theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, Điều 10). Công ty nhận hàng phải ghi nhận vào tài sản cố định hoặc hàng tồn kho, đồng thời kê khai thuế TNDN nếu có chi phí khấu trừ (Luật Thuế TNDN 2025, Điều 9). Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

Bước 3: Cập nhật sổ sách kế toán và thông báo cơ quan quản lý

Xem thêm: Em không phải kế toán nhưng gặp vấn đề với kế toán như sau: kế toán công ty mua dịch vụ em yêu cầu xuất hóa đơn chính thức (em bàn giao hợp đồng, hóa đơn nháp, nghiệm thu xong) nhưng không hẹn bao giờ thì thanh toán. Em có thắc mắc là nếu em xuất hóa đơn xong thì hóa đơn đó có tác dụng gì với bên mua không? Khi họ chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo đúng hợp đồng?

Cả hai bên cập nhật sổ sách kế toán, với hộ kinh doanh xóa sổ tồn kho và công ty ghi nhận tăng tài sản. Thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nếu chuyển giao ảnh hưởng đến vốn điều lệ công ty, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Điều 20). Quy trình này mất khoảng 5-7 ngày, giúp tránh phạt hành chính nếu chậm trễ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hợp đồng chuyển giao tài sản (bản gốc và sao y).
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho (chi tiết số lượng, tình trạng, giá trị).
• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ góp vốn (nếu áp dụng).
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính tạm thời của hộ kinh doanh (năm 2023-2024) để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp tránh rủi ro truy thu thuế, đảm bảo dòng tiền kinh doanh thông suốt và tối ưu hóa chi phí thuế cho công ty mới. Đồng thời, quy trình này hỗ trợ chuyển đổi mô hình kinh doanh từ hộ cá thể sang doanh nghiệp một cách hợp pháp, giảm thiểu các khoản phạt tiềm ẩn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.