Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Tính hợp pháp của việc trả lương qua chuyển khoản ngân hàng
Theo quy định tại Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền trả lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của người lao động, miễn là đảm bảo đúng hạn và đầy đủ. Với doanh nghiệp có 2 công nhân như trường hợp của Anh/Chị, việc mở tài khoản ngân hàng cho công nhân và chuyển lương từ tài khoản công ty (khoảng 8 triệu đồng/tháng) là hoàn toàn hợp pháp và được khuyến khích, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và minh bạch hóa giao dịch. Phương thức này giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ chứng từ điện tử, hỗ trợ kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Tuy nhiên, cần đảm bảo hợp đồng lao động ghi rõ hình thức trả lương để tránh tranh chấp sau này.
Rủi ro pháp lý khi công nhân chuyển tiền ngược lại tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp
Việc công nhân nhận lương qua tài khoản ngân hàng rồi chuyển ngược vào tài khoản cá nhân của Anh/Chị (chủ doanh nghiệp) để lấy tiền mặt có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý nghiêm trọng, vì hành vi này dễ bị cơ quan chức năng đánh giá là giao dịch vòng vo, thiếu minh bạch, vi phạm nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí thực tế theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4). Cụ thể, giao dịch này có thể bị coi là chứng từ giả mạo hoặc che giấu nguồn gốc tiền lương, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính và kê khai thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019, nếu bị phát hiện qua kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính đối với hành vi lập chứng từ không đúng thực tế, đồng thời phải truy thu thuế TNCN (trên thu nhập từ tiền lương theo Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi bổ sung 2012, 2014 và BHXH (theo Luật BHXH 2024). Hơn nữa, với độ tuổi 65 của Anh/Chị, việc này còn có thể phức tạp hóa thủ tục kê khai tài chính cá nhân, tăng nguy cơ kiểm toán từ cơ quan thuế địa phương.
Để tránh rủi ro, Anh/Chị nên ưu tiên các phương thức minh bạch, đặc biệt khi trước đây sử dụng tiền mặt. Nếu cần tiền mặt cho công nhân hoặc bản thân, có thể áp dụng quy trình sau theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:
Bước 1: Xác định hình thức trả lương trong hợp đồng lao động
Ghi rõ trong hợp đồng lao động (theo mẫu tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP) rằng lương được trả bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt, tùy theo thỏa thuận. Nếu chọn tiền mặt, doanh nghiệp nhỏ như của Anh/Chị (dưới 10 lao động) được phép thực hiện mà không cần chứng từ phức tạp, nhưng phải lưu biên bản bàn giao lương có chữ ký hai bên để làm cơ sở kê khai BHXH và thuế.
Bước 2: Thực hiện chuyển khoản hoặc chi tiền mặt trực tiếp
Chuyển lương từ tài khoản công ty vào tài khoản công nhân qua ngân hàng (sử dụng chứng từ chuyển khoản điện tử làm bằng chứng). Nếu cần tiền mặt, rút từ tài khoản công ty tại quầy ngân hàng và chi trực tiếp cho công nhân, kèm biên bản nhận lương (mẫu tự do, ghi rõ số tiền 8.000.000 đồng/tháng, ngày tháng). Tránh để công nhân chuyển ngược tiền, vì điều này không được công nhận là chi phí hợp lý theo Thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bước 3: Kê khai và nộp thuế, BHXH đúng hạn
Sau khi trả lương, kê khai thuế TNCN tạm khấu trừ (nếu áp dụng) qua phần mềm iHTKK của Tổng cục Thuế, và nộp BHXH cho 2 công nhân theo mức lương thực tế (tỷ lệ đóng khoảng 21,5% từ phía doanh nghiệp theo Luật BHXH 2024). Với doanh nghiệp nhỏ, Anh/Chị có thể ủy quyền cho dịch vụ kế toán để tránh sai sót, đảm bảo không bị phạt chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, giảm rủi ro kiểm tra thuế và đảm bảo quyền lợi BHXH cho công nhân, đồng thời hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận