Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý hạch toán khi chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân bên bán và nhận hóa đơn

Việc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của bên bán có thể dẫn đến rủi ro về tính minh bạch giao dịch, vì theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, các giao dịch kinh tế phải được thực hiện giữa các chủ thể hợp pháp và có chứng từ đầy đủ. Khi bên bán xuất hóa đơn, doanh nghiệp nhận hóa đơn cần kiểm tra tính hợp lệ trước khi hạch toán để tránh sai sót trong sổ sách kế toán.

Cụ thể, nếu giao dịch là mua hàng hóa hoặc dịch vụ hợp pháp, doanh nghiệp có thể hạch toán tạm thời vào tài khoản chi phí hoặc hàng tồn kho, nhưng phải điều chỉnh nếu phát hiện bất thường về phương thức thanh toán.

Để xử lý hạch toán một cách đúng đắn, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác minh giao dịch

Xem thêm: Cả nhà ai biết bộ chứng từ đầu vào thu mua gỗ keo từ nông dân hướng dẫn em với ạ, em cảm ơn

Xác định rõ nội dung giao dịch và lý do chuyển tiền sang tài khoản cá nhân. Thu thập chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, và sao kê ngân hàng. Nếu tài khoản cá nhân không phải của đại diện pháp nhân bên bán, cần yêu cầu bên bán cung cấp giấy ủy quyền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để chứng minh tính hợp pháp, tránh hạch toán sai dẫn đến điều chỉnh sau này.

Bước 2: Hạch toán tạm thời và theo dõi

Ghi nhận hóa đơn vào sổ sách. Đồng thời, lập biên bản nội bộ giải trình về phương thức thanh toán để lưu trữ làm cơ sở kiểm toán. Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, tạm dừng khấu trừ thuế và báo cáo cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Điều chỉnh và hoàn thiện chứng từ

Nếu bên bán không cung cấp chứng từ bổ sung, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí hạch toán ban đầu và không được khấu trừ thuế GTGT. Thực hiện hạch toán bổ sung nếu cần, đồng thời cập nhật báo cáo tài chính. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo thuế và tránh phạt hành chính.

Tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào chỉ được coi là hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trong trường hợp chuyển tiền sang tài khoản cá nhân của bên bán, hóa đơn có thể bị cơ quan thuế loại trừ tính hợp lệ nếu không chứng minh được giao dịch thực tế giữa doanh nghiệp, vì thanh toán phải vào tài khoản của chủ thể kinh doanh.

Xem thêm: Có ai bán hàng trên sàn Tiktok biết cách lấy chứng từ mà sàn nộp thuế cho mình không ạ, em mò tìm mà không biết lấy sao.

Do đó, hóa đơn này chưa chắc chắn hợp lệ và doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến rủi ro truy thu thuế từ 1,5 đến 3 lần số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019.

Ảnh hưởng đến bên bán khi xuất hóa đơn

Bên bán có thể gặp rủi ro về tính minh bạch tài chính nếu nhận tiền vào tài khoản cá nhân mà không kê khai đúng, vi phạm Luật Quản lý thuế 2019 về nguyên tắc trung thực. Cụ thể, cơ quan thuế có thể kiểm tra và phạt hành chính đối với hành vi kê khai sai chứng từ thanh toán

Nếu bên bán là cá nhân không đăng ký kinh doanh, việc xuất hóa đơn có thể bị coi là trốn thuế, dẫn đến truy thu toàn bộ thuế GTGT và thu nhập cá nhân, kèm phạt từ 20% đến 100% số thuế trốn. Bên bán nên bổ sung chứng từ chuyển khoản chính thức để tránh ảnh hưởng đến uy tín và khả năng hoàn thuế sau này.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ và thanh toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, nó hỗ trợ khấu trừ thuế hợp pháp, tối ưu hóa chi phí kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.