Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ), thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được xác định cụ thể tùy theo loại giao dịch để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Xem thêm: Dạ, bên em là công ty thương mại, có nhập khẩu lô hàng từ Trung Quốc. Hàng về đến cảng rồi nhưng chưa làm thủ tục thông quan xong. Em có được ghi nhận hàng nhập kho chưa?

Việc tuân thủ thời điểm này giúp tránh sai sót, vì hóa đơn điện tử phải được lập và truyền dữ liệu ngay lập tức đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.

Căn cứ kiểm tra của cơ quan thuế để phát hiện sai thời điểm xuất hóa đơn

Cơ quan thuế sử dụng các nguồn dữ liệu và phương pháp kiểm tra đa kênh để xác định hóa đơn có được xuất đúng thời điểm hay không, dựa trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử quốc gia theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các căn cứ chính bao gồm:

Xem thêm: Cho em hỏi về trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh. Tháng trước em xuất sai số lượng hàng cho khách (ít hơn thực tế). Tháng này em phát hiện ra. Em phải xuất hóa đơn điều chỉnh tăng như thế nào cho đúng?

• Dữ liệu hóa đơn điện tử truyền về cơ quan thuế: Hóa đơn phải được truyền dữ liệu chậm nhất trong ngày lập. Cơ quan thuế so sánh thời điểm lập hóa đơn trên hệ thống với thông tin giao dịch thực tế, phát hiện nếu hóa đơn được xuất muộn
• Kiểm tra sổ sách kế toán và chứng từ liên quan: Trong quá trình thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ, chứng từ thanh toán. Nếu thời điểm trên hóa đơn không khớp với các chứng từ này, sẽ bị coi là sai
• Dữ liệu chéo từ bên thứ ba: Cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu từ người mua (hóa đơn đầu vào của họ), hệ thống ngân hàng (thời điểm thanh toán), hoặc cơ quan quản lý khác như hải quan nếu liên quan nhập khẩu. Sai sót sẽ lộ rõ nếu thời điểm hóa đơn không đồng bộ.
• Phần mềm kế toán và hệ thống giám sát: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải kết nối với Tổng cục Thuế; bất kỳ sự không nhất quán nào sẽ được hệ thống cảnh báo hoặc phát hiện qua phân tích dữ liệu lớn.

Nếu phát hiện sai thời điểm, cơ quan thuế áp dụng xử phạt. Để tránh sai sót khi mới bắt đầu, Anh/Chị nên lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp nhận, và lưu trữ đầy đủ chứng từ hỗ trợ. Nếu nghi ngờ, tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương trước khi xuất.

Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, giảm rủi ro thanh tra và đảm bảo khấu trừ thuế đầu vào hợp lệ. Đồng thời, nó góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, tăng uy tín với đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.