Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch. Đối với bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. Còn đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp đặc thù như dịch vụ xây dựng hoặc xuất khẩu. Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến sai lệch trong kê khai thuế, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định hóa đơn xuất sai thời điểm

Xem thêm: Mình thuộc nhóm 3. Nếu tính doanh thu – chi phí = lợi nhuận x 17% đóng thuế. Tính tới tính lui là không còn gì mà âm nữa mọi người ạ.

Cơ quan thuế căn cứ vào các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung một số điều bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP để giám sát và phát hiện sai sót thông qua hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử. Hệ thống này tự động thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu hóa đơn từ Tổng cục Thuế, cho phép so sánh thời điểm lập hóa đơn với các thông tin liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ. Nếu thời điểm lập hóa đơn không khớp với thời điểm thực tế chuyển giao (dựa trên chứng từ kèm theo), cơ quan thuế sẽ xác định là sai sót.

Các nguồn thông tin mà cơ quan thuế sử dụng để kiểm tra

Cơ quan thuế dựa trên các nguồn dữ liệu sau để phát hiện và xác minh việc xuất hóa đơn sai thời điểm, theo quy trình kiểm tra tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP  và Luật Quản lý thuế 2019:

Xem thêm: Có ai bị bên thuế mời vì bán trên sàn thương mại điện tử từ hồi xưa lắc rồi giờ kêu khai doanh thu không mọi người? Có bị truy thu không ạ?

• Dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải được truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ về thời điểm, phát hiện nếu hóa đơn được lập trước hoặc sau thời điểm giao dịch thực tế.
• Đối chiếu với hồ sơ kế toán và chứng từ của doanh nghiệp: Trong quá trình kiểm tra định kỳ hoặc thanh tra, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp sổ sách kế toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, vận đơn hoặc chứng từ thanh toán để so sánh thời điểm lập hóa đơn với thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Thông tin từ bên nhận hóa đơn và dữ liệu liên ngành: Cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn với thông tin từ bên mua (qua hệ thống kê khai thuế của họ) hoặc dữ liệu từ các cơ quan khác như hải quan, ngân hàng (ví dụ: thời điểm chuyển khoản). Nếu có sự không nhất quán, như hóa đơn lập muộn hơn thời điểm giao hàng, sẽ được coi là sai thời điểm.
• Kiểm tra ngẫu nhiên và phân tích rủi ro: Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu lớn (big data) để phát hiện các mẫu hình bất thường, như hóa đơn tập trung xuất muộn hoặc sớm so với chu kỳ kinh doanh thông thường.

Hậu quả pháp lý nếu xuất hóa đơn sai thời điểm

Việc xuất hóa đơn sai thời điểm bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt từ phạt cảnh cáo đến 70.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT thiếu (nếu chậm kê khai) kèm lãi chậm nộp theo mức 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp (Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019). Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị xử lý hình sự nếu liên quan đến trốn thuế.

Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, giảm thiểu sai sót kê khai thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định sẽ hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn, tránh các vấn đề phát sinh từ kiểm tra thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC.