Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho doanh nghiệp mới thành lập

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp mới thành lập trong một số lĩnh vực ưu đãi (như công nghệ cao, khu kinh tế) có thể được miễn thuế TNDN trong 4 năm đầu (không phải 3 năm như Anh/Chị đề cập, trừ trường hợp cụ thể khác). Tuy nhiên, việc miễn thuế chỉ áp dụng cho thu nhập chịu thuế, và các chi phí được trừ phải đáp ứng điều kiện hợp lý, hợp lệ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Trong giai đoạn miễn thuế, công ty vẫn phải kê khai đầy đủ chi phí để tránh rủi ro kiểm tra sau này, vì miễn thuế không đồng nghĩa với việc bỏ qua nguyên tắc hạch toán kế toán.

Quy định về chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp

Chi phí tiền lương, phụ cấp được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, bao gồm:

Xem thêm: Các bác cho em hỏi trường hợp sau với ạ. 1 người lao động ký hợp đồng lao động trên 3 tháng tại 2 nơi, trong đó nơi 1 làm việc toàn thời gian, đóng bảo hiểm xã hội, có hưởng các loại phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội (xăng xe, ăn ca, điện thoại, nhà ở, chuyên cần, trang phục) thì ở nơi 2 có được hưởng các loại phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội như nơi 1 không ạ? Nếu có được hưởng ở cả nơi 2 thì phần hưởng ở nơi 2 có được miễn thuế thu nhập cá nhân cho 1 số phụ cấp đủ điều kiện không ạ?

• Có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận bằng văn bản.
• Có chứng từ thanh toán (hóa đơn, chứng từ chuyển khoản qua tài khoản của doanh nghiệp).
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo mức quy định tại Luật Việc làm 2025 và Luật BHXH 2024.

Việc đăng ký BHXH ở mức thấp (5.310.000 đồng) trong khi lương thực tế cao hơn (12-13 triệu đồng) là hợp lý nếu phần chênh lệch là các khoản phụ cấp không tính đóng BHXH (như phụ cấp ăn trưa, điện thoại theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Tuy nhiên, tổng chi phí lương phải khớp với doanh thu và hạch toán kế toán, tránh tình trạng lỗ lũy kế không hợp lý dẫn đến nghi ngờ về tính minh bạch.

Tính hợp pháp của việc trả lương một phần qua tài khoản cá nhân

Cách thức Anh/Chị đề xuất (chuyển khoản công ty 8 triệu đồng, phần còn lại qua tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp) không được pháp luật công nhận là chi phí hợp lệ của doanh nghiệp. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, mọi khoản chi bằng tiền mặt trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để chứng minh tính hợp lý. Phần trả qua tài khoản cá nhân sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, đồng thời có thể bị cơ quan thuế và BHXH coi là:

• Trốn tránh nghĩa vụ đóng BHXH (phần lương "ẩn" không được tính vào cơ sở đóng, dẫn đến truy thu và phạt trên số tiền chậm nộp theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
• Không minh bạch trong kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên, với mức phạt trên số thuế trốn tránh theo Luật Quản lý thuế 2019.

Dù đang trong giai đoạn miễn thuế TNDN, cách làm này vẫn tạo rủi ro kiểm tra đột xuất từ cơ quan thuế (có thể phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp khi mở rộng sau này.

Xem thêm: Lương được chi trả qua tài khoản công ty. Vậy trường hợp nhân viên không đóng bảo hiểm xã hội thì có chi trả tiền mặt được không anh/chị?

Khuyến nghị tối ưu hóa chi phí lương và BHXH

Để hợp thức hóa lương một cách hợp pháp, công ty nên:

• Tăng mức đăng ký BHXH lên gần mức lương thực tế (ít nhất 8-10 triệu đồng) để tránh truy thu, đồng thời tách rõ các khoản phụ cấp không đóng BHXH (như phụ cấp xăng xe, nhà ở) theo Thông tư 10/2020/TT-BHXH.
• Thanh toán toàn bộ lương qua tài khoản công ty, sử dụng chứng từ điện tử để dễ dàng kê khai.
• Nếu doanh thu thấp hơn tổng lương, xem xét điều chỉnh quy mô nhân sự hoặc đa dạng hóa nguồn thu, đồng thời ghi nhận lỗ hợp lý để bù trừ sau giai đoạn miễn thuế.

Việc tuân thủ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi BHXH cho nhân viên và tối ưu hóa chi phí thuế lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.