Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ cho thuê văn phòng
Khi công ty thuê văn phòng với giá 40 triệu đồng/tháng (tương đương 480 triệu đồng/năm), đây được coi là thu nhập từ cho thuê tài sản của chủ nhà (cá nhân). Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2019) và Thông tư 40/2021/TT-BTC (Điều 15), nếu doanh thu từ cho thuê tài sản vượt 100 triệu đồng/năm, chủ nhà phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Cụ thể, mức thuế áp dụng theo phương pháp khoán là 5% GTGT và 5% TNCN trên doanh thu (tổng 10% trên doanh thu, không khấu trừ chi phí). Là bên thuê và cam kết kê khai thay, công ty có trách nhiệm khấu trừ tại nguồn, kê khai và nộp thuế thay cho chủ nhà để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện khấu trừ và kê khai thuế TNCN cho chủ nhà, công ty cần chuẩn bị các hồ sơ sau theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và các quy định liên quan:
- Hợp đồng thuê văn phòng (bản sao công chứng hoặc bản gốc, ghi rõ giá thuê, thời hạn và điều khoản cam kết kê khai thuế).
- Chứng từ thanh toán tiền thuê (hóa đơn, biên lai chuyển khoản ngân hàng hoặc phiếu chi, chứng minh số tiền thực tế trả hàng tháng).
- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của chủ nhà (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở theo Luật Đất đai 2013 sửa đổi năm 2020).
- Mẫu 02/TNCN (Tờ khai khấu trừ thuế TNCN) hoặc Mẫu 10/TNCN (Quyết định khấu trừ thuế) do công ty lập, kèm cam kết của chủ nhà ủy quyền nộp thay.
- Giấy ủy quyền của chủ nhà (nếu cần) để công ty thực hiện kê khai và nộp thuế thay.
Quy trình kê khai và nộp thuế TNCN
Quy trình kê khai thuế TNCN cho thu nhập từ cho thuê tài sản được thực hiện theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (Điều 15) và hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Công ty cần khấu trừ ngay khi thanh toán tiền thuê và kê khai định kỳ để tránh chậm nộp (phạt 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp). Dưới đây là các bước cụ thể:
Bước 1: Tính toán và khấu trừ thuế tại nguồn
Ngay khi thanh toán tiền thuê hàng tháng (40 triệu đồng), công ty tính thuế phải khấu trừ: 5% GTGT (2 triệu đồng) và 5% TNCN (2 triệu đồng), tổng khấu trừ 4 triệu đồng/tháng. Số tiền thực trả cho chủ nhà là 36 triệu đồng. Lập biên bản khấu trừ hoặc quyết định khấu trừ (Mẫu 10/TNCN), lưu trữ làm cơ sở chứng từ. Việc này đảm bảo công ty thực hiện đúng nghĩa vụ bên trả thu nhập theo Điều 25 Luật Thuế TNCN.
Bước 2: Kê khai thuế hàng quý hoặc hàng tháng
Công ty kê khai thuế khấu trừ qua hệ thống iHTKK hoặc eTax của Tổng cục Thuế. Sử dụng Tờ khai 02/QT-TNCN (kê khai quý) hoặc 02/TH-TNCN (hàng tháng nếu doanh thu lớn), ghi rõ thông tin chủ nhà (mã số thuế nếu có, hoặc cấp mã số thuế tạm thời). Thời hạn nộp tờ khai: chậm nhất ngày 30 của tháng đầu quý sau (quý) hoặc ngày 20 của tháng sau (tháng). Kèm theo là danh sách người nộp thay (Mẫu 10A-TNCN) nếu có nhiều bên.
Bước 3: Nộp thuế và báo cáo quyết toán
Nộp số thuế khấu trừ vào ngân sách nhà nước qua tài khoản kho bạc hoặc ngân hàng được chỉ định, sử dụng mã số thuế của công ty (nộp thay cho chủ nhà). Cuối năm, thực hiện quyết toán thuế TNCN theo Tờ khai 05/QTT-TNCN (thời hạn 90 ngày sau năm tài chính), gửi cho chủ nhà để họ xác nhận và nộp bổ sung nếu cần. Nếu chủ nhà ủy quyền đầy đủ, công ty có thể hoàn tất quyết toán thay. Lưu ý kiểm tra mã số thuế cá nhân của chủ nhà tại cổng thông tin Tổng cục Thuế để tránh sai sót.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp công ty tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo hợp đồng thuê được thực hiện suôn sẻ và hỗ trợ chủ nhà giảm gánh nặng kê khai. Đồng thời, duy trì uy tín kinh doanh và tránh các khoản phạt không đáng có. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận