Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về hình thức ghi chép kế toán

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp được phép sử dụng sổ sách kế toán thủ công (sổ tay) hoặc hình thức điện tử (phần mềm kế toán), miễn là đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và có thể kiểm tra, đối chiếu được.

Tương tự, Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn quản lý tài chính, nhấn mạnh yêu cầu chứng từ kế toán phải được lưu trữ rõ ràng, dễ tra cứu, bất kể hình thức nào.

Do đó, việc sử dụng sổ tay vẫn hợp pháp nếu tuân thủ các nguyên tắc này, nhưng phần mềm được khuyến khích để nâng cao hiệu quả.

Xem thêm: Không biết mọi người làm sao chứ em thấy ghi sổ rất mệt. Em chỉ ghi tổng doanh thu cuối ngày, không ghi từng giao dịch. Cách làm này có bị đánh giá là không đủ căn cứ khi kiểm tra không ạ?

Ưu nhược điểm của việc sử dụng sổ tay so với phần mềm

Sổ tay ghi chép mang tính đơn giản, chi phí thấp và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu đầu tư công nghệ cao. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là dễ xảy ra sai sót thủ công, khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu thời gian thực và lưu trữ lâu dài.

Ngược lại, phần mềm kế toán tự động hóa quy trình, giảm lỗi và dễ dàng xuất báo cáo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi kiểm toán hoặc báo cáo thuế.

Khó khăn khi bị yêu cầu giải trình chi tiết

Xem thêm: Em xin phép hỏi hơi dài một chút. Em có hộ kinh doanh bán vật tư xây dựng, khách chủ yếu là thợ và công trình nhỏ. Nhiều đơn giao hàng trước, cuối tháng hoặc cuối công trình mới thanh toán. Có những khoản nợ kéo dài vài tháng. Khi kê khai thuế theo tháng thì doanh thu ghi nhận theo lúc giao hàng hay lúc thu được tiền ạ?

Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu giải trình chi tiết (theo Luật Kế toán 2015), sổ tay có thể gây khó khăn lớn hơn so với phần mềm, đặc biệt nếu hồ sơ không được tổ chức khoa học. Cụ thể:

• Việc tra cứu và đối chiếu dữ liệu mất nhiều thời gian hơn, có thể dẫn đến chậm trễ trong quy trình kiểm tra, thậm chí bị phạt hành chính nếu chứng minh không đầy đủ
• Sổ tay dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc thiếu tính bảo mật, khiến việc chứng minh tính chân thực của giao dịch trở nên phức tạp, đặc biệt với các khoản chi phí lớn hoặc giao dịch thường xuyên.
• Nếu doanh nghiệp nhỏ sử dụng sổ tay, khó khăn có thể ở mức trung bình nếu ghi chép chi tiết từ đầu, nhưng sẽ tăng cao nếu cần giải trình lịch sử nhiều năm, vì phần mềm cho phép xuất dữ liệu nhanh chóng và có dấu điện tử xác thực.

Để giảm thiểu, doanh nghiệp nên bổ sung chứng từ gốc và lập chỉ mục rõ ràng cho sổ tay.

Việc chuyển sang phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng yêu cầu giải trình, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quản lý tài chính.

Việc tuân thủ đúng quy định kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính mà còn nâng cao tính minh bạch, hỗ trợ phát triển bền vững. Chuyển đổi sang phần mềm sẽ giảm đáng kể khó khăn trong các lần kiểm tra sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.