Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hạch toán vốn góp ban đầu cho công ty mới hoạt động

Khi công ty mới đi vào hoạt động, việc hạch toán vốn góp là bước quan trọng để phản ánh đúng tình hình tài chính ban đầu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch theo nguyên tắc kế toán. Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4), kế toán phải ghi nhận đầy đủ, kịp thời các giao dịch kinh tế phát sinh. Đối với vốn góp bằng tiền, nếu chủ sở hữu nộp trực tiếp vào tài khoản ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt), doanh nghiệp không cần ghi nhận qua tài khoản 111 (Tiền mặt) mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) và tài khoản 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu).

Bút toán cụ thể như sau:

Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

Xem thêm: Tiền bảo hiểm xã hội mình đóng dùm cho công ty bằng tài khoản cá nhân, trên 5 triệu có được trừ chi phí không vậy các bạn.

Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu)

Điều này tránh tình trạng tài khoản 111 bị âm do không có giao dịch tiền mặt thực tế. Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó TK 112 được sử dụng để theo dõi tiền gửi tại ngân hàng, phù hợp với trường hợp vốn góp chuyển khoản. Nếu công ty áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ), nguyên tắc hạch toán tương tự, nhấn mạnh việc ghi nhận theo chứng từ thực tế (giấy nộp tiền ngân hàng hoặc sao kê).

Xử lý trường hợp quỹ tiền mặt (TK 111) bị âm

Tình trạng tài khoản 111 âm thường xảy ra nếu hạch toán sai sót, ví dụ ghi nhận vốn góp qua tiền mặt trước khi có giao dịch thực tế, dẫn đến số dư âm không phản ánh đúng thực tế kinh tế. Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30), doanh nghiệp phải điều chỉnh kịp thời các sai sót để đảm bảo số liệu kế toán chính xác, tránh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế. Trong trường hợp này, không nên để TK 111 âm tồn tại lâu dài vì có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và yêu cầu giải trình, đặc biệt liên quan đến Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, quy định chi phí được khấu trừ phải dựa trên chứng từ hợp pháp.

Để xử lý, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh bút toán ngay lập tức dựa trên chứng từ thực tế (sao kê ngân hàng). Nếu vốn góp đã nộp vào TK 112, lập bút toán đảo ngược phần ghi nhận sai vào TK 111 và chuyển sang TK 112. Ví dụ:

Nợ TK 411 (Vốn đầu tư)

Xem thêm: Nếu công ty kế toán dịch vụ làm đúng và có năng lực không ôm khách hàng, nửa năm xong để đó rồi lại xin lại, rồi lại thêm gần nửa năm giục mới ra biên bản thì sợ gì phải bóc phốt đúng không mọi người. Giờ mọi người có đăng ký mã số thuế cho thuê tài sản được không hay bị cơ quan thuế từ chối và bắt lên hộ kinh doanh ạ.

Có TK 111 (Tiền mặt) – để đảo bút toán sai trước đó;

Sau đó: Nợ TK 112, Có TK 411.

Nếu phát hiện sai sót sau kỳ kế toán, lập biên bản điều chỉnh và ghi nhận vào kỳ hiện tại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Trường hợp âm do tạm ứng hoặc chi phí chưa thu hồi, cần theo dõi và bù đắp kịp thời để tránh phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập). Sau khi điều chỉnh, kiểm tra lại sổ cái và sao kê để đảm bảo số dư TK 111 không âm, chỉ phản ánh tiền mặt thực có tại quỹ.

Việc tuân thủ đúng quy trình hạch toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm toán, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.