Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ghi nhận hàng tồn kho hư hỏng, mất mát

Việc ghi nhận hàng tồn kho thực tế bị hư hỏng hoặc mất mát sau một thời gian dài mà không có biên bản kiểm kê từ đầu vẫn có thể được chấp nhận nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý và minh bạch theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải đảm bảo tính trung thực và chính xác trong ghi nhận tài sản, bao gồm việc kiểm kê định kỳ để phát hiện sự chênh lệch. Nếu không có biên bản từ đầu do sơ suất quản lý hoặc nguyên nhân khách quan (như thiên tai, dịch bệnh), doanh nghiệp cần chứng minh được tình trạng thực tế tại thời điểm kiểm kê hiện tại và lý do chậm trễ, tránh tình trạng lạm dụng để trốn thuế. Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC (hướng dẫn kiểm kê tài sản cố định và hàng tồn kho), việc ghi nhận muộn phải dựa trên kiểm kê thực tế, không được tự ý ước lượng mà không có cơ sở. Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), Luật Thuế TNDN 2025 quy định chi phí khấu trừ (bao gồm giá trị hàng hỏng, mất) chỉ được chấp nhận nếu hợp lý, có chứng từ hợp lệ và không vi phạm nguyên tắc kiểm kê. Nếu không đáp ứng, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản chi phí này, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính trên số thuế thiếu theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Hồ sơ cần thiết để ghi nhận

Để đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh sự việc, tránh rủi ro khi kiểm tra thuế. Các hồ sơ chính bao gồm:

Xem thêm: Em là hộ kinh doanh quần áo ạ. Em bán và đã xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền gửi cơ quan thuế. Nhưng khách mua áo, hôm sau đến đổi lấy quần. Thì em sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế ạ. Em dùng hóa đơn của Misa ạ. Anh chị biết chỉ dùm em với nha.

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho thực tế tại thời điểm phát hiện, do bộ phận liên quan lập và ký xác nhận (theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 48/2019/TT-BTC).
• Giải trình lý do không có biên bản kiểm kê từ đầu, kèm bằng chứng (như báo cáo quản lý kho, hình ảnh hiện trường hoặc xác nhận từ cơ quan chức năng nếu có yếu tố bất khả kháng).
• Quyết định xử lý hàng hỏng/mất của người đại diện pháp luật, nêu rõ giá trị thiệt hại và phương án bù đắp (nếu áp dụng).
• Chứng từ hạch toán kế toán: Phiếu xuất kho hỏng/mất, sổ kế toán ghi giảm giá trị tồn kho theo Luật Kế toán 2015 (Điều 4).
• Tờ khai điều chỉnh thuế TNDN nếu đã kê khai trước đó, kèm giải trình gửi cơ quan thuế theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Quy trình xử lý và ghi nhận

Quy trình cần được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo tuân thủ, giúp doanh nghiệp tránh phạt và được khấu trừ chi phí thuế hợp lý.

Bước 1: Tiến hành kiểm kê thực tế

Doanh nghiệp tổ chức kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho ngay lập tức, với sự tham gia của ít nhất ba người (kế toán, thủ kho và lãnh đạo bộ phận) để đảm bảo tính khách quan. Quá trình này phải ghi chép chi tiết số lượng, tình trạng hỏng/mất, giá trị ước tính ban đầu và lý do chậm phát hiện. Biên bản kiểm kê cần được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC, ký xác nhận đầy đủ và lưu trữ làm cơ sở pháp lý. Việc này giúp chứng minh tính trung thực theo Luật Kế toán 2015, tránh tranh chấp sau này.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi là em mới đăng ký kinh doanh cho hộ kinh doanh vào tháng 12/2025 mà mức doanh thu bên em dưới 500 triệu một năm thì có bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội không ạ. Em cảm ơn.

Bước 2: Lập hồ sơ và quyết định xử lý

Dựa trên biên bản kiểm kê, bộ phận kế toán soạn thảo giải trình chi tiết về nguyên nhân (sơ suất nội bộ hoặc yếu tố bên ngoài) và đề xuất xử lý, như tiêu hủy hàng hỏng hoặc ghi nhận mất mát. Người đại diện pháp luật phê duyệt quyết định xử lý, kèm định giá thiệt hại dựa trên giá vốn gốc (không vượt quá giá trị sổ sách). Hồ sơ này phải tuân thủ Luật Thuế TNDN 2025 để đảm bảo chi phí được khấu trừ, đồng thời lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định kế toán.

Bước 3: Hạch toán kế toán và kê khai thuế

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán bằng cách hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh (tài khoản 632 hoặc 811 theo hệ thống tài khoản kế toán). Đồng thời, điều chỉnh tờ khai thuế TNDN kỳ hiện tại hoặc kỳ sau nếu cần, gửi kèm giải trình đến cơ quan thuế địa phương theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu giá trị thiệt hại lớn, cần báo cáo thêm cho cơ quan thuế trước khi khấu trừ để tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo chi phí được khấu trừ đầy đủ và duy trì uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, nó hỗ trợ cải thiện quy trình quản lý nội bộ, tránh lặp lại sự cố tương tự trong tương lai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.