Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về việc lập bảng lương cho nhân viên tại hộ kinh doanh

Theo Bộ luật Lao động 2019, hộ kinh doanh cá thể được coi là người sử dụng lao động nếu thuê mướn nhân viên làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ). Điều 15 quy định rõ người sử dụng lao động phải thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với người lao động, bao gồm việc trả lương đúng hạn, đúng mức và có chứng từ ghi nhận. Do đó, hộ kinh doanh có nhân viên thì bắt buộc phải lập bảng lương (hay còn gọi là bảng chấm công và tính lương) để làm cơ sở xác định tiền lương thực trả, tránh tranh chấp lao động. Bảng lương không chỉ là công cụ nội bộ mà còn là tài liệu chứng minh khi cơ quan nhà nước kiểm tra, đặc biệt nếu nhân viên khiếu nại về quyền lợi.

Xem thêm: Cho mình hỏi hộ kinh doanh bán đồ ăn nếu có thuê thêm người phụ việc thời vụ thì có cần ký hợp đồng không ạ?

Yêu cầu kế toán và thuế liên quan đến bảng lương

Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn về chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) quy định hộ kinh doanh phải ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ để khấu trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT). Cụ thể, tại Điều 8, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên là khoản chi được khấu trừ nếu có chứng từ hợp pháp, trong đó bảng lương là tài liệu chính để chứng minh. Hộ kinh doanh cần lập bảng lương hàng tháng, ghi rõ họ tên nhân viên, số ngày công, mức lương cơ bản, phụ cấp (nếu có) và tổng thu nhập chịu thuế. Nếu không lập bảng lương, hộ kinh doanh có thể bị loại chi phí này khi quyết toán thuế, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế phải nộp.

• Bảng lương phải bao gồm các nội dung cơ bản: thông tin nhân viên, thời gian làm việc, mức lương theo thỏa thuận HĐLĐ, các khoản khấu trừ (nếu áp dụng BHXH, BHYT, BHTN theo Điều 2 Luật Việc làm 2013 và Luật BHXH 2024).
• Đối với hộ kinh doanh nhỏ (doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm), việc lập bảng lương có thể đơn giản hóa bằng sổ tay ghi chép, nhưng vẫn phải lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra thuế.
• Nếu nhân viên ký HĐLĐ từ 01 tháng trở lên, hộ kinh doanh phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc (theo Luật BHXH 2024), và bảng lương là cơ sở tính đóng góp (tỷ lệ 21,5% trên quỹ lương).

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi hộ kinh doanh bán hàng online nếu có đơn hoàn trả thì có được điều chỉnh giảm doanh thu không ạ?

Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt đối với vi phạm về lao động và vi phạm kế toán thuế.

Tuân thủ lập bảng lương giúp hộ kinh doanh quản lý chi phí hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và dễ dàng kê khai thuế đúng hạn, từ đó hỗ trợ phát triển kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.