Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện điều chỉnh giảm doanh thu do hoàn trả hàng hóa

Hộ kinh doanh cá thể bán hàng online được phép điều chỉnh giảm doanh thu tính thuế khi phát sinh đơn hàng hoàn trả, miễn là việc hoàn trả được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ và phù hợp với thực tế giao dịch. Doanh thu sau điều chỉnh phải phản ánh đúng giá trị hàng hóa thực tế đã bán và được khách hàng chấp nhận, tránh tình trạng kê khai ảo hoặc không chính xác. Cụ thể, hoàn trả chỉ được công nhận nếu hàng hóa được trả lại do lỗi chất lượng, không đúng mô tả hoặc lý do hợp lý khác, và không áp dụng cho trường hợp khách hàng thay đổi ý định mà không có cơ sở pháp lý. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh.

Căn cứ pháp lý

Xem thêm: Em đang gặp khó nên muốn hỏi thêm, hộ kinh doanh của em bán hàng online trên nhiều nền tảng, mỗi nền tảng lại có báo cáo doanh thu khác nhau và thời điểm chốt đơn cũng khác nhau, trong khi tiền chuyển về tài khoản lại theo từng đợt không trùng với thời điểm bán hàng, vậy khi kê khai thuế em nên chọn một nguyên tắc cố định như theo ngày đơn hàng hay theo ngày nhận tiền để tránh sai sót và nếu chọn sai thì có bị xử phạt không ạ?

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, hộ kinh doanh được lập hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn điện tử) để giảm doanh thu tương ứng với giá trị hàng hóa hoàn trả. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ lý do "hoàn trả hàng hóa" và số hóa đơn gốc bị điều chỉnh. Đồng thời, Thông tư 18/2026/TT-BTC (hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định rằng doanh thu tính thuế là doanh thu thực tế sau khi trừ các khoản hoàn trả, chiết khấu thương mại có chứng từ, áp dụng cho cả hoạt động bán hàng online. Nếu không điều chỉnh kịp thời, hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế và phạt hành chính trên số thuế chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Quy trình điều chỉnh giảm doanh thu

Bước 1: Xác nhận và lập biên bản hoàn trả

Hộ kinh doanh cần lập biên bản hoàn trả hàng hóa ngay khi nhận lại sản phẩm từ khách hàng, ghi rõ thông tin đơn hàng gốc, lý do hoàn trả, giá trị hoàn trả và chữ ký của hai bên. Biên bản này làm cơ sở chứng minh giao dịch thực tế, đồng thời cập nhật vào sổ sách kế toán nội bộ để theo dõi doanh thu. Thời hạn lập biên bản không quá 7 ngày kể từ ngày hoàn trả để đảm bảo tính kịp thời.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Xem thêm: Cho mình hỏi hộ kinh doanh nếu có nhiều người cùng góp vốn thì đăng ký như thế nào ạ?

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi âm giá trị doanh thu tương ứng với hàng hoàn trả (bao gồm cả thuế GTGT nếu áp dụng). Hóa đơn phải gửi cho khách hàng qua email hoặc nền tảng online, và lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm. Nếu hộ kinh doanh chưa sử dụng hóa đơn điện tử, cần đăng ký chuyển đổi theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Bước 3: Điều chỉnh kê khai thuế

Cập nhật doanh thu điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT hoặc thuế khoán hàng tháng/quý tại cơ quan thuế địa phương.

Việc tuân thủ quy trình trên giúp hộ kinh doanh tránh các sai sót kê khai, giảm thiểu rủi ro bị phạt và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Đồng thời, duy trì uy tín kinh doanh online bằng cách xử lý hoàn trả minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.