Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để xe chở hàng được tính vào chi phí của hộ kinh doanh

Theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính chi phí liên quan đến tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện sau để được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

• Tài sản (ở đây là xe chở hàng) phải được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh, dù đứng tên cá nhân khác
• Có chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sử dụng và chi phí phát sinh, chẳng hạn như hợp đồng thuê xe, biên bản bàn giao sử dụng hoặc hóa đơn chi phí vận hành
• Không được tính khấu hao nếu xe không phải tài sản cố định của hộ kinh doanh, nhưng chi phí vận hành thực tế vẫn được trừ nếu chứng minh được tính hợp lý và liên quan đến kinh doanh.

Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024 quy định về đăng ký xe theo tên chủ sở hữu thực tế, nhưng không ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí thuế nếu chứng minh được sử dụng cho kinh doanh.

Quy trình chứng minh và hạch toán chi phí xe chở hàng

Xem thêm: Cá nhân kinh doanh rau củ quả doanh thu dưới 500 triệu 1 năm. Đã qua cơ quan thuế đăng ký và mua sổ chi tiết doanh thu mẫu S1A-HKD viết tay hằng ngày thì giờ cần làm thêm những gì ạ.

Bước 1: Lập hợp đồng sử dụng xe cho kinh doanh

Hộ kinh doanh ký hợp đồng thuê hoặc mượn xe với vợ, nêu rõ mục đích sử dụng cho hoạt động chở hàng kinh doanh, thời hạn, và trách nhiệm chi trả chi phí. Hợp đồng này phải được công chứng nếu giá trị lớn (theo Bộ luật Dân sự 2015), giúp chứng minh xe là tài sản phục vụ kinh doanh mà không cần chuyển quyền sở hữu.

Bước 2: Thu thập và lưu trữ chứng từ chi phí

Ghi chép đầy đủ hóa đơn, biên lai chi phí liên quan đến xe, bao gồm:

• Hóa đơn mua xăng dầu, phí cầu đường
• Hóa đơn sửa chữa, bảo dưỡng tại gara uy tín.
• Nhật ký sử dụng xe

Các chứng từ này phải hợp pháp, lưu trữ ít nhất 10 năm để đối chiếu khi kê khai thuế.

Xem thêm: Xin chào cả nhà ạ, hiện tại em vừa lên hộ kinh doanh nhóm 2 thuộc lĩnh vực phòng khám chữa bệnh. Mọi người cho em hỏi thì bên em khi siêu âm hay chụp phim có khách hàng lúc xuất hóa đơn từ máy tính tiền thì mình xuất như thế nào vậy ạ, em cũng chưa rành đầu vào để có mà xuất đầu ra. Nhờ anh chị hướng dẫn giúp em ạ.

Bước 3: Hạch toán và kê khai chi phí khi nộp thuế

Khi kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, ghi nhận chi phí xe vào sổ sách kế toán đơn giản (nếu áp dụng) hoặc phụ lục kê khai. Tổng chi phí được trừ không vượt quá mức hợp lý so với doanh thu . Nếu hộ kinh doanh nộp thuế theo khoán, cơ quan thuế sẽ xem xét chi phí dựa trên thực tế kiểm tra, tránh tình trạng chi phí "ảo" dẫn đến truy thu thuế và phạt từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Luật Quản lý thuế 2019).

Bước 4: Đăng ký và kiểm tra định kỳ

Đảm bảo xe được đăng ký, kiểm định theo Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, với giấy tờ đứng tên vợ chủ hộ. Nếu cần, hộ kinh doanh có thể yêu cầu cơ quan thuế địa phương hướng dẫn cụ thể để tránh rủi ro khi thanh tra.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm nghĩa vụ thuế hợp pháp và tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu khai sai. Đồng thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững, minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.