Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng hóa đơn VAT đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hộ kinh doanh cá thể có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải chuyển sang áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thay vì phương pháp khoán như trước đây. Điều này nhằm đảm bảo minh bạch hóa việc kê khai và nộp thuế. Cụ thể, từ ngày 01/1/2026, hộ kinh doanh của Anh/Chị sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử GTGT (hóa đơn VAT) khi bán hàng hóa, dịch vụ, đặc biệt là các giao dịch trực tiếp với khách hàng yêu cầu hóa đơn. Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy định hộ kinh doanh phải kết nối phần mềm máy tính tiền (như KiotViet) với cơ quan thuế để xuất hóa đơn điện tử tự động, đảm bảo dữ liệu được truyền về Cục Thuế theo thời gian thực.

Cách tính và xuất hóa đơn VAT khi khách hàng yêu cầu

Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT, Anh/Chị không cần cộng thêm phần trăm nào vào giá bán thực tế tại cửa hàng, mà xuất hóa đơn dựa trên giá thanh toán thực tế (giá đã thỏa thuận và thu tiền từ khách). Giá bán thực tế này thường được hiểu là giá đã bao gồm thuế GTGT, nhưng khi chuyển sang phương pháp khấu trừ từ 01/1/2026, hóa đơn VAT sẽ được lập theo công thức: giá chưa thuế + thuế GTGT = tổng giá thanh toán. Thuế suất GTGT áp dụng phổ biến là 10% đối với hầu hết hàng hóa, dịch vụ (theo Điều 9 Luật Thuế GTGT 2024), trừ một số trường hợp đặc biệt như 0%, 5% hoặc 8% tùy loại hàng.

Xem thêm: Dạ, em muốn hỏi về thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT quý 1/2026 là ngày nào ạ? Và nếu nộp chậm thì bị phạt bao nhiêu? Em sợ quên mất.

Để tính cụ thể:

• Nếu giá bán thực tế tại cửa hàng là giá đã bao gồm VAT (ví dụ: 110.000 đồng cho một món hàng), Anh/Chị cần tính ngược giá chưa VAT = 110.000 / 1,1 = 100.000 đồng, sau đó cộng VAT 10% (10.000 đồng) trên hóa đơn, tổng vẫn là 110.000 đồng.
• Nếu giá bán thực tế là giá chưa VAT (ví dụ: 100.000 đồng), thì cộng thêm 10% VAT (10.000 đồng), tổng thanh toán là 110.000 đồng – nhưng cần thông báo rõ cho khách trước khi bán để tránh nhầm lẫn.

Việc này giúp hộ kinh doanh khấu trừ được thuế đầu vào (nếu có hóa đơn hợp lệ từ nhà cung cấp), giảm gánh nặng thuế so với phương pháp khoán. Anh/Chị cần đăng ký phương pháp khấu trừ với cơ quan thuế trước ngày 01/1/2026 theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Phần mềm KiotViet đã được tích hợp sẵn chức năng xuất hóa đơn điện tử GTGT và kết nối với cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phù hợp cho hộ kinh doanh từ 01/1/2026. Trước tiên, Anh/Chị cần kích hoạt tính năng hóa đơn điện tử trong phần mềm bằng cách liên hệ nhà cung cấp KiotViet để cập nhật phiên bản mới nhất và đăng ký mã số thuế điện tử. Dưới đây là quy trình cơ bản để xuất hóa đơn khi bán hàng:

Bước 1: Thiết lập thông tin hóa đơn trong phần mềm

Đăng nhập tài khoản KiotViet, vào mục "Cài đặt" > "Hóa đơn điện tử" để nhập thông tin doanh nghiệp (tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ). Kết nối phần mềm với Tổng cục Thuế qua cổng thông tin điện tử (etax.gdt.gov.vn) bằng tài khoản thuế điện tử. Quy trình này mất khoảng 1-2 ngày, đảm bảo phần mềm tự động mã hóa và truyền dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế ngay sau khi xuất.

Bước 2: Thực hiện bán hàng và xuất hóa đơn

Xem thêm: Cho em hỏi, công ty em có nhân viên nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 183 ngày. Thu nhập chịu thuế của họ được tính thế nào? Có được giảm trừ gia cảnh không ạ?

Tại quầy, khi khách yêu cầu hóa đơn VAT, chọn sản phẩm trên giao diện bán hàng của KiotViet, nhập giá bán thực tế (đã bao gồm hoặc chưa VAT tùy cách định giá). Phần mềm sẽ tự động tính VAT theo thuế suất 10% (có thể chỉnh sửa nếu hàng hóa áp dụng suất khác). Xác nhận thanh toán, hệ thống sẽ xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức, gửi mã QR và liên kết tải hóa đơn cho khách qua email hoặc in tại chỗ.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai thuế

Sau khi xuất, hóa đơn được lưu tự động trong phần mềm dưới dạng XML/PDF, đồng thời truyền về cơ quan thuế. Cuối tháng, Anh/Chị sử dụng dữ liệu từ KiotViet để kê khai tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) qua hệ thống iHTKK hoặc eTax, nộp trước ngày 20 của tháng sau. Nếu vi phạm (như không xuất hóa đơn), mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc sử dụng KiotViet giúp đơn giản hóa quy trình, tránh lỗi tính toán và đảm bảo tuân thủ, đặc biệt với hộ kinh doanh có doanh thu lớn.

Tuân thủ quy định về hóa đơn VAT từ 01/1/2026 giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, dễ dàng khấu trừ thuế đầu vào và nâng cao uy tín với khách hàng doanh nghiệp. Đồng thời, việc chuyển sang phương pháp khấu trừ có thể tối ưu hóa chi phí thuế dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.