Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.
HKD phải kê khai, nộp thuế khấu trừ hàng tháng/quý và lưu trữ chứng từ khấu trừ để phục vụ quyết toán sau này. Việc khấu trừ này không ảnh hưởng đến phương pháp tính thuế của chính HKD nhưng cần ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán theo mẫu sổ kế toán để đảm bảo tính minh bạch.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khấu trừ
HKD cần lập bảng kê chi tiết thu nhập và khấu trừ TNCN theo Mẫu kèm chứng từ thanh toán và hợp đồng lao động. Đồng thời, cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động theo.
Nếu sử dụng phần mềm kế toán, tích hợp dữ liệu từ sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ chi phí để tránh sai sót. Thời hạn chuẩn bị là trước ngày 20 của tháng tiếp theo hoặc trước ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
Bước 2: Nộp tờ khai khấu trừ
Sử dụng hệ thống khai thuế điện tử (eTax) hoặc iHTKK của Tổng cục Thuế để nộp Tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo mẫu (Thông tư 18/2026/TT-BTC). Đăng nhập tài khoản thuế điện tử của HKD, chọn chức năng kê khai, nhập dữ liệu từ bảng kê và ký số điện tử.
Nộp thuế khấu trừ vào ngân sách nhà nước qua tài khoản kho bạc hoặc ngân hàng ủy nhiệm trước thời hạn nộp tờ khai. Nếu nộp muộn, HKD có thể bị phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp.
Bước 3: Lưu trữ và kiểm tra
Sau khi nộp, in và lưu trữ biên lai nộp thuế, tờ khai điện tử ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Kiểm tra tình trạng nộp qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế địa phương để đảm bảo không có sai sót.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Quyết toán thuế TNCN là thủ tục cuối năm để xác định số thuế phải nộp hoặc hoàn lại, áp dụng cho HKD nếu là tổ chức chi trả thu nhập ( Thông tư 18/2026/TT-BTC). HKD phải quyết toán phần thuế đã khấu trừ cho người lao động, đồng thời quyết toán thuế TNCN của chính chủ hộ nếu có thu nhập kinh doanh vượt ngưỡng miễn thuế theo Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi.
Quyết toán giúp điều chỉnh các khoản giảm trừ gia cảnh và thu nhập từ BHXH không tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu HKD áp dụng phương pháp khoán, quyết toán dựa trên doanh thu khoán theo Thông tư 18/2026/TT-BTC
Bước 1: Thu thập dữ liệu quyết toán
Tập hợp toàn bộ chứng từ khấu trừ TNCN trong năm, hợp đồng lao động, biên lai BHXH và các khoản giảm trừ. Đối chiếu với dữ liệu từ cơ quan BHXH để loại trừ thu nhập không chịu thuế. Thời hạn chuẩn bị là trước ngày 31/3 năm sau hoặc 30/4.
Bước 2: Lập và nộp tờ khai quyết toán
Sử dụng eTax hoặc iHTKK để lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu, nhập dữ liệu tổng hợp và tính số thuế nộp thừa/thiếu. Ký số điện tử và nộp trực tuyến cho Cục Thuế địa phương.
Nếu có số thuế nộp thừa, HKD có quyền đề nghị hoàn theo Luật Quản lý thuế 2019; nếu thiếu, nộp bổ sung trước thời hạn để tránh phạ
Bước 3: Hoàn tất và lưu trữ
Sau nộp, nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế và điều chỉnh sổ kế toán năm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra sau. Nếu HKD ủy quyền cho người lao động tự quyết toán, phải cung cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ trước ngày 10/3 năm sau.
Việc tuân thủ khấu trừ và quyết toán thuế TNCN giúp HKD tránh phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo quyền lợi BHXH cho lao động. Đồng thời, duy trì uy tín kinh doanh và dễ dàng tiếp cận hỗ trợ từ cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận