Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh bán lẻ

Theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh cá thể có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ. Phần mềm M-invoice (hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế) là một trong những công cụ được khuyến nghị để tuân thủ, giúp tự động hóa việc lập, ký và truyền hóa đơn đến cơ quan thuế.

Việc cơ quan thuế yêu cầu tích hợp quản lý tồn kho nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tránh tình trạng xuất hóa đơn vượt quá số lượng hàng hóa thực tế, phù hợp với nguyên tắc ghi chép kế toán trung thực theo Luật Kế toán 2015.

Quy định về quản lý tồn kho cho hộ kinh doanh

Luật Kế toán 2015 quy định hộ kinh doanh phải thực hiện hạch toán các hoạt động kinh doanh, bao gồm theo dõi nhập – xuất – tồn kho hàng hóa để phản ánh đúng tình hình tài chính.

Đối với hộ kinh doanh bán lẻ như trường hợp của Anh/Chị, không bắt buộc phải sử dụng phần mềm chuyên dụng ngay lập tức, nhưng khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, cơ quan thuế có thể yêu cầu hệ thống quản lý tồn kho để kiểm soát dữ liệu, đặc biệt nếu doanh thu thuộc nhóm 2 (phải kê khai thuế theo phương pháp kê khai).

Xem thêm: Các bác ơi, doanh thu của em vào nhóm 3 nhưng giấy tờ phức tạp và cũng không chứng minh được chi phí, vậy em chia 2 hộ để ở lại nhóm 2 được không ạ. Vẫn đóng thuế chỉ là không lên nhóm 3 thôi, chứ lên nhóm 3 khó quá.

Nếu không tuân thủ, có thể bị xử phạt hành chính.

Nhiều hộ kinh doanh bán lẻ tương tự Anh/Chị đang sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho tích hợp với hóa đơn điện tử để đơn giản hóa quy trình. Các phần mềm phổ biến bao gồm:

• Phần mềm Misa SME hoặc Fast Business
• Phần mềm Viettel Invoice hoặc BKAV eHoadon.
• Phần mềm tự phát triển hoặc mã nguồn mở như Odoo

Để triển khai, Anh/Chị nên chọn phần mềm được cơ quan thuế công nhận. Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp xuất hóa đơn hợp lệ mà còn hỗ trợ kê khai thuế định kỳ, giảm rủi ro sai sót.

Quy trình tích hợp phần mềm quản lý tồn kho với M-invoice

Bước 1: Đăng ký và lựa chọn phần mềm

Anh/Chị cần đăng ký tài khoản trên hệ thống M-invoice qua cổng etax.gdt.gov.vn, sau đó chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Kiểm tra tính năng quản lý tồn kho (nhập hàng, kiểm kê, cảnh báo hết hàng) để đảm bảo phù hợp với quy mô cửa hàng bán lẻ.

Bước 2: Nhập dữ liệu tồn kho ban đầu

Thu thập danh sách hàng hóa hiện có (mã hàng, số lượng, giá nhập), nhập vào phần mềm theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Đảm bảo dữ liệu khớp với sổ sách kế toán theo Luật Kế toán 2015, tránh sai lệch dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. Bước này mất 1-3 ngày, có thể nhờ hỗ trợ từ nhà cung cấp để tránh lỗi.

Xem thêm: Mình thuộc nhóm 2 doanh thu dưới 1 tỷ, mình xuất hóa đơn điện tử cứ báo gửi về mail là giá trị hàng hóa dịch vụ bán ra vượt quá giá trị hàng tồn kho cảnh báo rủi ro, mình có làm công văn gửi lên thuế, có gửi mail về đã tiếp nhận, vậy mình có cần xuất hóa đơn điện tử nữa hay không hay tạm dừng chờ cơ quan thuế trả lời rồi xuất lại, doanh thu thì mình vẫn ghi nhận trên sổ sách, nhờ anh/chị kế toán tư vấn dùm em, em cảm ơn. (Hàng tồn kho trước 1/1/26 mình đã làm lưu trữ chưa gửi lên cơ quan thuế) hàng hóa đó không có hóa đơn đầu vào và giờ mình mua hàng có hóa đơn đầu vào nhưng xuất hóa đơn điện tử vẫn báo cảnh cáo rủi ro.

Bước 3: Kết nối và thử nghiệm xuất hóa đơn

Tích hợp phần mềm tồn kho với M-invoice qua API (giao diện lập trình ứng dụng), kiểm tra bằng cách mô phỏng giao dịch bán hàng: hệ thống sẽ tự động trừ tồn kho khi xuất hóa đơn.

Gửi thử nghiệm đến cơ quan thuế để xác nhận, đảm bảo tuân thủ quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Nếu đạt, có thể sử dụng chính thức sau 1-2 ngày phê duyệt.

Bước 4: Theo dõi và báo cáo định kỳ

Sau khi vận hành, cập nhật tồn kho hàng ngày và xuất báo cáo hàng tháng cho cơ quan thuế nếu yêu cầu. Sử dụng tính năng sao lưu dữ liệu để tránh mất mát, đồng thời kiểm tra định kỳ để điều chỉnh theo biến động doanh thu nhóm 2.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, tối ưu hóa quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác, hỗ trợ kê khai thuế minh bạch. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.