Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về việc xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh

Theo Luật Quản lý thuế năm 2026 và các quy định về quản lý thuế số, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. Kể từ ngày 01/01/2026, phương pháp thuế khoán đã chính thức bị bãi bỏ hoàn toàn; thay vào đó, 100% hộ kinh doanh phải áp dụng phương pháp kê khai theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC. Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để ghi nhận mọi giao dịch phát sinh. Việc không sử dụng hóa đơn hoặc không truyền dữ liệu hóa đơn về hệ thống quản lý số sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong nền kinh tế số.

Điều kiện xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm

Xem thêm: Em bán quần áo qua facebook, zalo từ năm 2022-2025 chưa kê khai thuế, cũng không đăng ký kinh doanh. Tiền hàng chủ yếu chuyển khoản và cod qua nhiều đơn vị vận chuyển bên ngoài. Cod theo thống kê các bên vận chuyển trung bình mỗi năm tổng trên 500-2 tỷ tùy năm, cộng dồn tổng tiền cod các bên vận chuyển sơ sơ 2022-2025 khoảng 3-4 tỷ (theo dữ liệu đối soát bảng kê các bên vận chuyển, em không tính tiền khách chuyển khoản vì cũng không biết bao nhiêu do dùng lẫn tài khoản cá nhân). Tháng sau em làm đăng ký kinh doanh và khai thuế. Em đang hoang mang không biết có nên khai mới bán bỏ qua doanh thu cũ, hay phải đi nộp thuế truy thu các năm trước rồi mới đăng ký kinh doanh mới?

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm hoàn toàn được phép và bắt buộc phải xuất hóa đơn bán hàng điện tử cho khách hàng theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Mặc dù theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm thuộc diện miễn hoàn toàn thuế GTGT và thuế TNCN, nhưng việc xuất hóa đơn vẫn là nghĩa vụ pháp lý để cơ quan quản lý số (Sở Tài chính sáp nhập) xác định Anh/Chị thực sự nằm trong diện miễn thuế. Việc xuất hóa đơn đầy đủ giúp Anh/Chị xây dựng hồ sơ tín nhiệm thuế trên hệ thống định danh quốc gia, đồng thời giúp người mua có chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí. Để thực hiện, Anh/Chị cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile hoặc VNeID.

Quy trình đăng ký và xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử số

Anh/Chị đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile hoặc cổng thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Chọn chức năng "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" và gửi Tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (thế hệ mới). Hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động đối soát thông tin mã số thuế và căn cước công dân gắn chíp để phê duyệt tự động trong vòng 24 giờ làm việc. Quy trình này được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số và không phát sinh phí thủ tục hành chính.

Bước 2: Kích hoạt chữ ký số và phần mềm hóa đơn

Xem thêm: Doanh nghiệp em dư tầm 10 hóa đơn đầu vào, khoảng 300 triệu. Do lúc trước nhập hàng dạng ủy thác. Giờ xử lý hóa đơn đầu ra như thế nào là hợp lý. 10 hóa đơn đó đều đã bán hết. Công ty thì đã khai báo thuế đều đặn

Anh/Chị lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số cá nhân (như SmartSign) đã được tích hợp với hệ thống định danh quốc gia. Sau khi thanh toán gói dịch vụ (dao động từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy nhu cầu), nhà cung cấp sẽ kích hoạt dải ký hiệu hóa đơn trên phần mềm. Anh/Chị cần đảm bảo chữ ký số đã được liên kết với ứng dụng VNeID để có thể ký xuất hóa đơn ngay trên điện thoại theo tiêu chuẩn quản lý thuế 2026.

Bước 3: Xuất và truyền dữ liệu hóa đơn thời gian thực

Khi phát sinh bán hàng, Anh/Chị sử dụng phần mềm trên di động để lập hóa đơn bán hàng điện tử. Đối với diện miễn thuế dưới 500 triệu, hóa đơn sẽ không ghi thuế suất GTGT. Ngay khi Anh/Chị thực hiện ký số, dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền về hệ thống quản lý thuế số theo thời gian thực (Real-time). Anh/Chị có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua tin nhắn Zalo, Email hoặc mã QR được khởi tạo ngay trên máy tính tiền, giúp việc quản lý giao dịch trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Việc tuân thủ xuất hóa đơn giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính, tăng uy tín với đối tác và dễ dàng kê khai thuế hàng năm. Đồng thời, hóa đơn điện tử giảm chi phí in ấn và lưu trữ, hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.