Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nhóm hộ kinh doanh và nghĩa vụ kê khai thuế

Anh/Chị thuộc nhóm hộ kinh doanh cá thể có doanh thu từ 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng/năm, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nhóm này phải kê khai và nộp thuế theo phương pháp khoán, với mức thuế suất cố định dựa trên doanh thu, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Cụ thể, mức thuế khoán được cơ quan thuế xác định dựa trên doanh thu thực tế, thường dao động từ 1% đến 5% tùy loại hình kinh doanh bán lẻ. Anh/Chị cần kê khai định kỳ hàng quý hoặc hàng năm tại cơ quan thuế nơi đăng ký kinh doanh, đảm bảo tuân thủ để tránh phạt hành chính theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Anh/chị cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh thay đổi ngành nghề kinh doanh thì có cần thông báo lại với cơ quan thuế không?

Yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm hỗ trợ

Theo Điều 3 và Điều 15 Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh như Anh/Chị bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khi bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022. Phần mềm M-invoice mà Anh/Chị đang sử dụng là ứng dụng chính thức của Tổng cục Thuế, hỗ trợ khởi tạo và truyền HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, để xuất HĐĐT hợp lệ, dữ liệu hóa đơn phải dựa trên giao dịch thực tế, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng và giá trị. Cán bộ thuế yêu cầu bổ sung phần mềm quản lý hàng tồn kho là để đảm bảo tính minh bạch, tránh xuất hóa đơn khống hoặc không khớp với thực tế tồn kho, phù hợp với nguyên tắc tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 88/2021/TT-BTC về tính chính xác và đầy đủ của HĐĐT.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho (HTK) không phải là yêu cầu bắt buộc riêng lẻ theo pháp luật, nhưng cần thiết để tích hợp với hệ thống HĐĐT, giúp theo dõi nhập – xuất – tồn kho thời gian thực. Theo hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh bán lẻ như Anh/Chị nên sử dụng phần mềm có khả năng đồng bộ dữ liệu với M-invoice, chẳng hạn như các phần mềm kế toán – kho tích hợp (ví dụ: phần mềm HTK của các nhà cung cấp uy tín như Fast, Misa hoặc Bravo). Những phần mềm này cho phép nhập dữ liệu hàng hóa (mã hàng, số lượng, giá nhập) trước khi xuất HĐĐT, đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng tồn kho thực tế. Nếu không có phần mềm HTK, Anh/Chị có thể sử dụng sổ sách thủ công kết hợp M-invoice, nhưng rủi ro cao hơn về kiểm tra thuế, có thể dẫn đến phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu phát hiện sai sót.

Xem thêm: Hộ kinh doanh đóng thuế theo hình thức kê khai mua gà công nghiệp thương phẩm trực tiếp từ nông dân không có hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào nhưng có bảng kê sau khi sơ chế và bán ra thị trường thì chịu mức thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân là bao nhiêu % ạ? 4,5% hay 20% ạ?

• Các tính năng cần thiết của phần mềm HTK: Theo dõi nhập hàng từ nhà cung cấp, cập nhật tồn kho tự động, tích hợp xuất HĐĐT, báo cáo doanh thu – chi phí hàng tháng.
• Lợi ích: Giảm lỗi kê khai, dễ dàng đối soát với cơ quan thuế, hỗ trợ kê khai thuế khoán chính xác.
• Chi phí tham khảo: Phần mềm cơ bản tùy quy mô; có thể đăng ký miễn phí thử nghiệm qua các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp Anh/Chị tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quản lý kinh doanh và dễ dàng mở rộng hoạt động. Đồng thời, đảm bảo dữ liệu minh bạch hỗ trợ vay vốn hoặc kiểm toán sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.