Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu theo dõi tồn kho theo quy định pháp luật

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh phải thực hiện theo dõi, ghi nhận tồn kho một cách đầy đủ, liên tục từ thời điểm bắt đầu áp dụng chế độ kế toán. Tồn kho ban đầu cần được xác định dựa trên kiểm kê thực tế hoặc số liệu hợp lý tại thời điểm chuyển đổi, nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Việc không theo dõi tồn kho trước đó dẫn đến lệch lạc số liệu là tình huống phổ biến, nhưng pháp luật yêu cầu phải điều chỉnh để phản ánh đúng thực trạng tài sản.

Ảnh hưởng khi quyết toán nếu không điều chỉnh tồn kho quá khứ

Xem thêm: Tôi đang gặp vấn đề là tiền trong tài khoản nhiều hơn doanh thu kê khai do có thêm tiền cá nhân chuyển vào, vậy khi giải trình có khó không?

Nếu chỉ bắt đầu theo dõi tồn kho từ thời điểm hiện tại mà không điều chỉnh số liệu quá khứ, sẽ phát sinh các rủi ro lớn trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu hộ kinh doanh đủ điều kiện. Cụ thể, giá vốn hàng bán (GVHB) sẽ bị tính toán sai lệch, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận không chính xác, từ đó ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Cơ quan thuế có thể phát hiện qua kiểm tra hồ sơ kê khai, yêu cầu bổ sung điều chỉnh và áp dụng phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt trên số thuế kê khai sai tùy mức độ vi phạm. Ngoài ra, báo cáo tài chính không trung thực có thể làm giảm uy tín và gặp khó khăn khi vay vốn hoặc mở rộng kinh doanh.

Để tránh ảnh hưởng tiêu cực khi quyết toán, hộ kinh doanh cần thực hiện điều chỉnh tồn kho ban đầu theo quy trình sau, dựa trên Thông tư 152/2025/TT-BTC và hướng dẫn về ghi nhận tài sản cố định, hàng tồn kho.

Bước 1: Kiểm kê thực tế tồn kho

Thực hiện kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên liệu tại thời điểm chuyển đổi sang kê khai (ví dụ: ngày 1/1 của kỳ kế toán đầu tiên). Lập biên bản kiểm kê có chữ ký của chủ hộ kinh doanh và nhân viên liên quan, ghi nhận số lượng, đơn giá hợp lý dựa trên hóa đơn mua vào gần nhất hoặc giá thị trường. Bước này đảm bảo số liệu tồn kho ban đầu (TK 156) được ghi nhận chính xác, tránh lệch lạc sau này.

Bước 2: Ghi nhận và điều chỉnh sổ sách kế toán

Xem thêm: Dạ cho em hỏi trường hợp mua máy móc phục vụ kinh doanh mà không có hóa đơn thì có được tính chi phí không ạ?

Dựa trên biên bản kiểm kê, ghi nợ TK 156 (Tồn kho) với giá trị tồn kho ban đầu và ghi có vào TK 711 (Thu nhập khác) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý) tùy theo bản chất (nếu tồn kho phát sinh từ hoạt động trước đó). Nếu có chênh lệch âm (tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách cũ), ghi nhận lỗ vào TK 811 (Chi phí khác). Sử dụng phần mềm kế toán hoặc sổ sách thủ công để cập nhật, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán kép.

Bước 3: Kê khai và nộp hồ sơ điều chỉnh cho cơ quan thuế

Lập tờ khai bổ sung quyết toán thuế (mẫu 01/TNCN hoặc phù hợp với loại thuế) nếu kỳ quyết toán trước đó bị ảnh hưởng, kèm theo biên bản kiểm kê và giải trình điều chỉnh. Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trong thời hạn 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót, theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu quyết toán năm đầu tiên, tích hợp điều chỉnh vào báo cáo tài chính kèm theo tờ khai quyết toán.

Việc tuân thủ điều chỉnh tồn kho giúp đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, giảm rủi ro phạt và tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp. Đồng thời, nó hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý hiệu quả hơn, tránh tranh chấp với cơ quan thuế trong tương lai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.