Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Phân loại hộ kinh doanh và điều kiện sử dụng hóa đơn

Theo quy định mới nhất tại Thông tư 18/2026/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử liên thông, hộ kinh doanh (HKD) được phân loại nghiêm ngặt để áp dụng công nghệ quản lý. Cụ thể, HKD có doanh thu thực tế cả năm dưới 500 triệu đồng thuộc Nhóm 1. Ở nhóm này, Anh/Chị được hưởng đặc quyền miễn hoàn toàn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và không bắt buộc phải kê khai theo quý nếu áp dụng phương pháp kê khai. Việc Anh/Chị cam kết doanh thu để được cấp hóa đơn trong năm 2025 là giải pháp tình thế, nhưng khi quyết toán năm 2025 doanh thu thực tế dưới 500 triệu đồng, hệ thống quản lý số của cơ quan quản lý mới (Sở Tài chính sáp nhập) sẽ tự động xếp Anh/Chị vào Nhóm 1. Theo quy định năm 2026, hộ Nhóm 1 áp dụng phương pháp kê khai sẽ bị ngừng quyền tự xuất hóa đơn điện tử thường xuyên để tránh rủi ro mua bán hóa đơn khống, trừ khi Anh/Chị chủ động đăng ký duy trì Phương pháp kê khai tối giản dành cho hộ quy mô nhỏ có nhu cầu sử dụng hóa đơn.

Tình huống cụ thể và rủi ro pháp lý

Việc cơ quan thuế yêu cầu Anh/Chị ngừng xuất hóa đơn khi doanh thu dưới 500 triệu đồng là do hệ thống đang mặc định đưa Anh/Chị về diện hộ kinh doanh Nhóm 1 để áp dụng chính sách miễn thuế TNCN. Nếu Anh/Chị vẫn tiếp tục xuất hóa đơn điện tử mà không thực hiện chuyển đổi sang phương pháp kê khai chính thức cho năm 2026, các hóa đơn này sẽ bị coi là không hợp lệ trên hệ thống đối soát liên thông. Hành vi tự ý xuất hóa đơn khi đã bị yêu cầu ngừng hoặc không đủ điều kiện duy trì nhóm sẽ bị xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP với mức phạt hành chính. Đặc biệt, nếu doanh thu thực tế sai lệch quá lớn so với cam kết ban đầu nhằm mục đích trục lợi hóa đơn, Anh/Chị có thể bị truy thu thuế GTGT kèm tiền chậm nộp và bị khóa mã số thuế định danh trên ứng dụng VNeID.

Xem thêm: Mình là hộ kinh doanh thuộc nhóm 2, hiện tại đang bắt mình kê khai hàng tồn trong đó có yêu cầu khai số tiền mua và số tiền bán. Mình nên kê khai như thế nào mọi người, có nên kê thấp hơn thực tế không. Và số tiền này có ảnh hưởng đến tiền thuế không mọi người?

Để giải quyết tình trạng "không biết phải làm sao", Anh/Chị cần thực hiện quy trình điều chỉnh trực tuyến thông qua ứng dụng eTax Mobile hoặc cổng dịch vụ công liên thông thay vì phải đến trực tiếp chi cục thuế đã sáp nhập. Dưới đây là các bước cụ thể theo quy định năm 2026:

Bước 1: Kê khai quyết toán và xác nhận doanh thu thực tế

Anh/Chị lập Tờ khai quyết toán thuế năm 2025 (Mẫu 01/CNKD) ngay trên điện thoại, ghi nhận doanh thu thực tế dưới 500 triệu đồng. Việc này giúp minh bạch hóa số liệu để hệ thống xác nhận Anh/Chị thuộc Nhóm 1 và được hưởng chính sách miễn thuế TNCN cho năm tiếp theo. Thời hạn nộp tờ khai quyết toán năm hiện nay đã được kéo dài đến ngày 30/04/2026. Sau khi nộp, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo xác nhận phân loại nhóm hộ kinh doanh của Anh/Chị.

Bước 2: Đăng ký duy trì hóa đơn theo phương pháp kê khai tối giản

Nếu khách hàng vẫn yêu cầu hóa đơn trong năm 2026, thay vì ngừng hẳn, Anh/Chị hãy nộp Thông báo thay đổi phương pháp tính thuế sang "Kê khai tối giản cho hộ Nhóm 1". Khi đó, dù doanh thu dưới 500 triệu, Anh/Chị vẫn được quyền sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Anh/Chị cần thực hiện hủy các dải hóa đơn cũ của năm 2025 và đăng ký dải hóa đơn mới theo dải ký hiệu năm 2026 trên ứng dụng để đảm bảo tính liên thông dữ liệu.

Xem thêm: Anh/chị cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh có nhiều khoản tiền chuyển vào từ người thân nhưng không ghi rõ là vay hay góp vốn, sau này giải trình có cần hợp đồng bổ sung không?

Bước 3: Sử dụng chứng từ số và thực hiện nghĩa vụ thuế mới

Từ thời điểm được phê duyệt lại, Anh/Chị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng lần phát sinh. Lưu ý rằng từ 01/01/2026, Anh/Chị không còn phải nộp lệ phí môn bài theo Nghị quyết 198/2025/QH15, do đó không cần bận tâm đến mức phí này trong hồ sơ điều chỉnh. Anh/Chị cần theo dõi thông báo từ hệ thống VNeID để cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng kinh doanh, giúp việc đối soát dòng tiền và xuất hóa đơn diễn ra tự động, tránh tình trạng bị cơ quan quản lý đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn do thiếu thông tin định danh.

Hồ sơ cần chuẩn bị (đã số hóa): Thông tin định danh mức 2 trên VNeID; Tờ khai quyết toán thuế năm; Thông báo đăng ký phương pháp kê khai tối giản cho hộ Nhóm 1; Chữ ký số SmartSign để ký hóa đơn mới. Nếu sang năm 2026 doanh thu có dấu hiệu tăng trưởng, Anh/Chị có thể dễ dàng nâng cấp lên Nhóm 2 ngay trên ứng dụng mà không cần làm lại các cam kết thủ công như trước.

Việc tuân thủ kịp thời giúp tránh phạt hành chính và duy trì uy tín với khách hàng, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.