Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh nhóm 3 bán hàng trực tuyến

Hộ kinh doanh cá thể nhóm 3 (tổng doanh thu hàng năm trên 3 tỷ đồng – 50 tỷ đồng) áp dụng phương pháp kê khai theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Khi bán hàng qua Facebook hoặc TikTok, bạn không bắt buộc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho mọi giao dịch, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc giao dịch với tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC. Doanh thu từ bán hàng trực tuyến được ghi nhận toàn bộ số tiền khách hàng thanh toán, bao gồm cả phí vận chuyển nếu bạn thu hộ hoặc chịu trách nhiệm.

Cách ghi nhận tiền ship vào hóa đơn

Tiền ship (phí vận chuyển) được coi là một phần của giá bán hàng hóa nếu bạn là bên thu tiền từ khách hàng và sau đó thanh toán cho đơn vị vận chuyển (như GHTK, Viettel Post). Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải ghi rõ nội dung giao dịch, bao gồm giá trị hàng hóa và các khoản thu thêm như phí ship. Cụ thể:

Xem thêm: Hộ kinh doanh nhà mình có cần bắt buộc trả lương cho nhân viên bằng chuyển khoản không ạ? Hay trả tiền mặt vẫn được?

• Nếu khách hàng trả tổng tiền (giá hàng + ship) cho bạn, ghi toàn bộ vào dòng "Thành tiền" trên hóa đơn, không tách riêng phí ship thành dòng riêng trừ khi cần phân biệt cho mục đích kế toán nội bộ.
• Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn sẽ tự động tổng hợp doanh thu, đảm bảo khớp với số tiền nhận được qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử từ các nền tảng như Facebook Shop hoặc TikTok Shop.
• Trường hợp bạn không xuất hóa đơn trực tiếp (ví dụ: khách không yêu cầu), vẫn cần ghi chép nội bộ doanh thu bao gồm phí ship để kê khai thuế khoán chính xác, tránh sai lệch khi quyết toán cuối kỳ.

Hạch toán doanh thu để đảm bảo khớp với sổ sách

Để tổng doanh thu cuối kỳ không lệch giữa hóa đơn và sổ sách, bạn cần hạch toán phí ship như một khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh, đồng thời ghi nhận chi phí vận chuyển tương ứng nếu áp dụng phương pháp kê khai chi tiết (dù hộ nhóm 3 chủ yếu khoán thuế). Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, sổ sách nội bộ phải phản ánh đúng doanh thu thực tế từ bán hàng trực tuyến. Quy trình hạch toán cơ bản như sau:

Bước 1: Ghi nhận doanh thu tổng

Khi nhận thanh toán từ khách (qua chuyển khoản hoặc COD), ghi nợ tài khoản tiền mặt/ngân hàng và có doanh thu bán hàng với tổng số tiền bao gồm phí ship. Ví dụ: Bán hàng 1.000.000 đồng + ship 50.000 đồng = doanh thu 1.050.000 đồng. Điều này đảm bảo sổ sách khớp với dòng tiền thực tế, tránh lệch lạc khi đối chiếu với báo cáo từ nền tảng bán hàng.

Xem thêm: Nhà mình có cho thuê căn nhà, sổ đỏ đứng tên ông A (con), nhưng đã ủy quyền cho bà B (mẹ) sử dụng, chưa sang tên. Vậy khi cho thuê, ai sẽ là người đứng tên kê khai thuế ạ?

Bước 2: Tách chi phí ship nếu cần

Nếu bạn thanh toán phí ship cho đơn vị vận chuyển, ghi nợ chi phí vận chuyển (khoản 50.000 đồng) và có tiền mặt/ngân hàng. Phần này không ảnh hưởng đến doanh thu tổng nhưng giúp tính toán lợi nhuận chính xác. Sử dụng chứng từ như biên lai vận chuyển để lưu trữ, theo yêu cầu tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Đối chiếu và kê khai cuối kỳ

Cuối tháng/quý, đối chiếu tổng doanh thu từ hóa đơn/sổ sách với dữ liệu từ Facebook/TikTok (qua báo cáo doanh số). Nếu phát hiện lệch, điều chỉnh ngay qua biên bản nội bộ. Khi kê khai thuế khoán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, doanh thu bao gồm cả phí ship sẽ là cơ sở tính thuế GTGT và TNCN, tránh phạt trên số thuế chậm nộp (tùy mức độ vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Việc tuân thủ giúp tránh rủi ro kiểm tra thuế, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sổ sách minh bạch cho phát triển kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.