Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho nhân viên hộ kinh doanh

Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc áp dụng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, bao gồm cả trường hợp hộ kinh doanh cá thể thuê lao động phổ thông như nhân viên bán hàng thường xuyên. Hộ kinh doanh được coi là người sử dụng lao động theo khoản 1 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, do đó phải tham gia BHXH cho nhân viên nếu họ đáp ứng điều kiện trên. Trong trường hợp thuê 2-3 nhân viên bán hàng thường xuyên (tức là làm việc ổn định, không phải thời vụ ngắn hạn dưới 01 tháng), hộ kinh doanh bắt buộc phải đóng BHXH cho họ, bao gồm các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất.

Trách nhiệm đóng BHXH của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh phải đóng BHXH với tỷ lệ tổng cộng 21,5% tiền lương làm căn cứ đóng (người sử dụng lao động đóng 14%, người lao động đóng 8%, và một phần khác theo quy định), dựa trên mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động theo Điều 16 Nghị định 115/2015/NĐ-CP. Cụ thể:

Xem thêm: Em xin hỏi một trường hợp hơi dài mong mọi người tư vấn, em làm hộ kinh doanh phân phối hàng tiêu dùng cho các tiệm tạp hóa nhỏ, thường có các chương trình thưởng doanh số, chiết khấu thương mại và tặng thêm hàng khi đạt sản lượng nên trên hóa đơn nhập có nhiều khoản điều chỉnh khác nhau, trước giờ em chỉ kê khai doanh thu bán ra mà chưa rõ các khoản thưởng hay chiết khấu nhận được có phải kê khai thêm vào doanh thu tính thuế hay không, nếu kê sai thì mức phạt thông thường sẽ như thế nào ạ?

• Hộ kinh doanh đăng ký tham gia BHXH cho toàn bộ nhân viên đủ điều kiện tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở.
• Thời hạn đóng là hàng tháng, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng, và phải khấu trừ phần đóng của người lao động từ tiền lương để nộp chung.

Nếu nhân viên chỉ làm việc theo hợp đồng dưới 01 tháng hoặc thời vụ, thì không bắt buộc tham gia BHXH bắt buộc, nhưng hộ kinh doanh vẫn cần xem xét BHXH tự nguyện nếu phù hợp.

Quy trình đăng ký và đóng BHXH cho nhân viên

Bước 1: Ký hợp đồng lao động

Hộ kinh doanh phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với từng nhân viên theo mẫu tại Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ghi rõ thời hạn từ 01 tháng trở lên, mức lương và công việc bán hàng. Hợp đồng này là cơ sở để xác định đối tượng tham gia BHXH, tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị các tài liệu sau để nộp tại cơ quan BHXH:

Xem thêm: Cho mình hỏi nếu hộ kinh doanh bán hàng nhưng thỉnh thoảng có khách chuyển khoản nhầm thì khi giải trình với thuế có cần chứng minh lại không ạ?

• Giấy đề nghị tham gia BHXH lần đầu (mẫu TK1-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS).
• Bản sao hợp đồng lao động và giấy tờ tùy thân của nhân viên (CMND/CCCD).
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên.

Bước 3: Nộp và theo dõi đóng BHXH

Sau khi cơ quan BHXH xác nhận, hộ kinh doanh nộp tiền hàng tháng qua tài khoản ngân hàng hoặc trực tiếp. Cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH cho nhân viên và giám sát việc đóng. Nếu chậm đóng, hộ kinh doanh có thể bị phạt hành chính trên số tiền chậm nộp theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức tùy số lượng nhân viên.

Việc tuân thủ đóng BHXH giúp hộ kinh doanh tránh các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và nâng cao uy tín kinh doanh. Đồng thời, nhân viên được hưởng các chế độ an sinh xã hội đầy đủ, góp phần ổn định lực lượng lao động. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.