Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xác định nhóm và sử dụng sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể được phân loại thành các nhóm dựa trên mức doanh thu hàng năm để áp dụng chế độ kế toán và kê khai thuế phù hợp, theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế. Nhóm 1 áp dụng cho hộ có doanh thu từ 500 triệu/năm trở xuống (hoặc thấp hơn tùy theo ngành nghề), sử dụng sổ theo dõi doanh thu cơ bản như mẫu S1A (sổ theo dõi doanh thu và chi phí theo phương pháp khoán).

 Nếu hộ tự xác định thuộc nhóm 1 dựa trên doanh thu năm trước hoặc dự kiến đầu năm, thì được phép sử dụng sổ S1A từ đầu năm để ghi chép đơn giản, tập trung vào doanh thu và chi phí khấu trừ cơ bản. Tuy nhiên, nếu cuối năm doanh thu thực tế vượt 500 triệu đồng, hộ phải chuyển sang sử dụng sổ S2A (sổ chi tiết hơn, bao gồm theo dõi hóa đơn chứng từ đầy đủ theo phương pháp kê khai) để phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh, nhưng không bắt buộc ghi lại từ đầu năm mà chỉ điều chỉnh bổ sung dữ liệu cần thiết cho kỳ sau.

Điều chỉnh sổ sách khi doanh thu vượt ngưỡng

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi với ạ, tháng 12/2025 em nộp hết các khoản thuế khoán phát sinh rồi ạ. Hôm qua em có nộp tờ khai 01/CNKD năm 2025 thì lại hiện khoản tiền này. Mọi người cho em hỏi khoản này là khoản gì với ạ.

Khi phát hiện doanh thu vượt 500 triệu đồng (chuyển từ nhóm 1 sang nhóm 2), hộ kinh doanh không cần chủ động ghi sổ S2A từ đầu năm nếu ban đầu tự xác định đúng nhóm dựa trên thông tin hợp lý. Thay vào đó, hộ phải thực hiện điều chỉnh sổ sách cuối năm hoặc ngay khi phát hiện, bằng cách bổ sung thông tin chi tiết vào sổ S2A dựa trên dữ liệu gốc từ S1A, đảm bảo tính liên tục và minh bạch theo nguyên tắc kế toán tại Thông tư 88/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. Việc này giúp tránh sai sót trong báo cáo tài chính và kê khai thuế, đồng thời cơ quan thuế sẽ kiểm tra dựa trên chứng từ thực tế để xác nhận.

Quy định kê khai thuế và hậu quả khi thay đổi nhóm

Hộ kinh doanh nhóm 1 kê khai thuế một lần/năm (thường vào quý IV hoặc đầu năm sau), theo phương pháp khoán tại Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu doanh thu cuối năm vượt ngưỡng dẫn đến chuyển nhóm 2 (kê khai theo quý hoặc tháng, áp dụng phương pháp kê khai đầy đủ), hộ phải nộp tờ khai bổ sung ngay sau khi xác định, điều chỉnh số thuế phải nộp cho toàn bộ năm theo tỷ lệ doanh thu thực tế. Không bị coi là kê khai thiếu nếu hộ đã kê khai dựa trên tự xác định ban đầu hợp lý, nhưng phải bổ sung kịp thời để tránh truy thu. Cơ quan thuế sẽ tính toán lại mức thuế khoán hoặc kê khai dựa trên doanh thu thực tế, theo hướng dẫn tại Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Mức phạt liên quan đến sai sót kê khai hoặc sổ sách

Xem thêm: Hộ kinh doanh cá nhân có doanh thu thuộc nhóm 2: Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng mang tên hộ không ạ, hay chỉ cần sử dụng tài khoản cá nhân của chủ hộ và sử dụng nhất quán 1 tài khoản ạ. Có anh chị nào biết rõ chỗ này tư vấn mình với.

Nếu việc sử dụng sổ sai nhóm dẫn đến kê khai thiếu thuế (ví dụ: không bổ sung kịp thời khi chuyển nhóm), hộ kinh doanh có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt từ 20% số tiền thuế thiếu (tối thiểu 2.000.000 đồng, tối đa 25% nếu tự giác khắc phục).

Ngoài ra, nếu chậm nộp tờ khai bổ sung quá 30 ngày, phạt thêm từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy mức độ. Trường hợp cố tình gian lận sổ sách, mức phạt có thể lên đến 100.000.000 đồng kèm truy thu toàn bộ.

Để tránh phạt, hộ nên kiểm tra định kỳ doanh thu và tham khảo cơ quan thuế địa phương khi có dấu hiệu vượt ngưỡng.

Việc tuân thủ đúng nhóm và sổ sách giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro phạt, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Đồng thời, điều chỉnh kịp thời sẽ hỗ trợ cơ quan thuế đánh giá chính xác, giảm thiểu kiểm tra sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.