Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý chi phí thuê tài xế không cố định

Đối với hộ kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ, chi phí thuê tài xế không làm việc cố định được coi là chi phí hợp lý, được khấu trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế giá trị gia tăng theo quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC

Vì tài xế không thuộc diện lao động cố định, không bắt buộc phải ký hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019. Thay vào đó, có thể áp dụng hợp đồng dịch vụ dân sự hoặc thỏa thuận thời vụ để đảm bảo tính hợp pháp.

Để xử lý chi phí này một cách hợp lý và đúng quy định, Anh/Chị cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ký kết thỏa thuận hoặc hợp đồng dịch vụ

Lập văn bản thỏa thuận thời vụ  nêu rõ thời gian làm việc, mức thù lao, nhiệm vụ và các điều khoản chấm dứt. Văn bản này phải có chữ ký của cả hai bên, ngày tháng cụ thể, và có thể công chứng nếu giá trị lớn để tăng tính pháp lý. Theo Bộ luật Lao động 2019 thỏa thuận này giúp phân biệt với quan hệ lao động cố định, tránh tranh chấp sau này.

Xem thêm: Tôi có một khách hàng bán thiết bị điện, nhập một lô hàng lớn cuối năm nhưng do tồn kho nhiều nên sang năm sau mới bán, trong khi giá thị trường giảm mạnh khiến phải bán thấp hơn giá nhập, nếu cơ quan thuế thấy tình trạng này thì có cần giải trình không?

Bước 2: Lập chứng từ chi trả

Sử dụng phiếu chi hoặc biên lai thu tiền có chữ ký người nhận, kèm theo thông tin chi tiết như số tiền, mục đích và ngày chi. Nếu tài xế là cá nhân không kinh doanh, không cần hóa đơn GTGT nhưng phải khấu trừ thuế TNCN tại nguồn theo Thông tư 18/2026/TT-BTC

Lưu trữ đầy đủ để làm cơ sở hạch toán.

Bước 3: Ghi nhận và khấu trừ chi phí

Ghi chi phí vào sổ sách kế toán hộ kinh doanh. Khi quyết toán thuế, chi phí này được khấu trừ toàn bộ nếu chứng minh được tính hợp lý và liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải. Nếu không có chứng từ, cơ quan thuế có thể loại trừ, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019.

Các chứng từ cần thiết bao gồm:

Xem thêm: Doanh thu 4 tỷ/năm thuộc Nhóm 3 (bắt buộc khấu trừ và tính theo lợi nhuận). Em mở xưởng cơ khí nhỏ, doanh thu 4 tỷ/năm, chi phí hợp lý chứng minh được là 3,2 tỷ. Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giả sử ngành cơ khí áp thuế suất 10% thì thuế GTGT đầu ra là 4 tỷ × 10% = 400 triệu, thuế GTGT đầu vào (từ hóa đơn mua vật liệu…) là 250 triệu, thuế GTGT phải nộp là 150 triệu. Thuế TNCN được tính như sau: thu nhập tính thuế = doanh thu – chi phí = 4 tỷ – 3,2 tỷ = 800 triệu, áp thuế suất 17% thì thuế TNCN là 136 triệu. Tổng thuế phải nộp năm 2026 là 286 triệu. Trường hợp đơn hàng cụ thể: giá nhập tiền hàng là 161.598.638 đồng, VAT 8% là 12.927.891 đồng, thành tiền sau thuế là 174.526.529 đồng; giá bán thành tiền là 181.788.468 đồng. Nếu tính theo ví dụ trên thì thuế GTGT đầu ra là 181.788.468 × 8% = 14.543.877 đồng, thuế GTGT phải nộp là 14.543.877 – 12.927.891 = 1.615.986 đồng. Thuế TNCN phải nộp được tính là 181.788.468 – 174.526.529 = 7.261.939 đồng × 17% = 1.236.229 đồng. Vậy số tiền em lãi của đơn hàng này là 4.419.722 đồng đúng không các bác?

• Thỏa thuận hoặc hợp đồng dịch vụ thời vụ.
• Phiếu chi hoặc biên lai chi trả thù lao.
• Bảng kê khấu trừ thuế TNCN (nếu áp dụng).
• Chứng từ nộp thuế thay (nếu có).

Xử lý chi phí bốc xếp hàng hóa

Chi phí bốc xếp hàng hóa trong quá trình vận chuyển là chi phí hoạt động trực tiếp, được khấu trừ khi tính thuế. Việc trừ thẳng có thể làm sai lệch giá trị gia tăng trên hóa đơn GTGT, dẫn đến rủi ro kiểm tra thuế. Thay vào đó, cần chứng từ riêng để chứng minh khoản chi này là hợp lý, liên quan đến dịch vụ vận tải, và không bị coi là chi phí không hợp lệ.

Để xử lý đúng quy định, Anh/Chị cần:

• Lập hóa đơn GTGT hoặc biên lai từ đơn vị cung cấp dịch vụ bốc xếp hoặc phiếu chi nội bộ nếu tự tổ chức.
• Ghi nhận chi phí riêng biệt trong sổ sách, không gộp vào cước vận chuyển trên hóa đơn đầu ra.
• Đảm bảo chứng từ có đầy đủ thông tin: người cung cấp, số tiền, mục đích và ngày thực hiện. Nếu không có chứng từ, khoản chi này sẽ không được khấu trừ, có thể bị phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và tối ưu hóa chi phí khấu trừ, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.