Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin người mua (như mã số thuế) sau khi đã chuyển giao và kê khai thuế vẫn có thể được xử lý mà không làm mất hiệu lực khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Việc bên bán chỉ lập biên bản điều chỉnh thay vì xuất hóa đơn thay thế là hợp lệ, miễn là tuân thủ đúng trình tự để đảm bảo tính pháp lý. Sai sót này không thuộc trường hợp hủy hóa đơn mà chỉ cần điều chỉnh nội dung, giúp bên mua tiếp tục sử dụng để kê khai mà không bị từ chối khấu trừ.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Việc xử lý cần phối hợp giữa bên bán và bên mua, với biên bản điều chỉnh làm cơ sở chính. Dưới đây là các bước cụ thể theo quy định pháp luật:

Xem thêm: Hóa đơn mua hàng ghi sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế thì có cần điều chỉnh không ạ?

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hoặc biên bản ghi nhận sai sót) giữa hai bên, nêu rõ nội dung sai sót (mã số thuế công ty), số hóa đơn gốc, ngày lập, giá trị giao dịch và lý do điều chỉnh. Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện hai bên, không yêu cầu dấu đỏ nếu là hóa đơn điện tử. Thời hạn lập biên bản là trước khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc trước ngày 20 của tháng tiếp theo sau tháng phát hiện sai sót, theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sau biên bản, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh (không phải hóa đơn thay thế) với nội dung ghi rõ "Điều chỉnh tăng/giảm mã số thuế người mua theo biên bản số… ngày…". Hóa đơn này phải có cùng số hóa đơn gốc, ngày lập mới, và chỉ điều chỉnh phần sai sót mà không thay đổi giá trị giao dịch. Hóa đơn điều chỉnh được gửi điện tử qua hệ thống của Tổng cục Thuế, và bên mua nhận để lưu trữ.

Bước 3: Điều chỉnh kê khai thuế của bên mua

Bên mua sử dụng biên bản và hóa đơn điều chỉnh để lập tờ khai bổ sung thuế GTGT tháng 8 theo mẫu 01/GTGT, điều chỉnh mã số thuế trên hóa đơn đầu vào. Nếu sai sót không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, chỉ cần ghi chú điều chỉnh mà không phải nộp bổ sung. Thời hạn điều chỉnh là trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận hóa đơn điều chỉnh, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu chậm trễ, có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Công ty phát sinh khoản doanh thu tài chính từ tiền gửi ngân hàng, cuối năm ngân hàng trả lãi, em có cần xuất hóa đơn cho khoản lãi này không?

Hồ sơ cần chuẩn bị và lưu trữ

Để đảm bảo tính hợp lệ, Anh/Chị cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau:

• Biên bản điều chỉnh hóa đơn (bản gốc ký tay hoặc điện tử).
• Hóa đơn điều chỉnh từ bên bán (file XML và PDF).
• Hóa đơn gốc bị sai sót.
• Tờ khai thuế bổ sung (nếu áp dụng) và biên bản đối chiếu công nợ với bên bán.

Các hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015, để phục vụ kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh giúp tránh rủi ro bị loại trừ khấu trừ thuế GTGT, giảm thiểu phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán. Đồng thời, nó hỗ trợ doanh nghiệp duy trì uy tín với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.