Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hình thức hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi phát hành, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và kế toán. Việc áp dụng loại hóa đơn này mang lại tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định để tránh sai sót trong quá trình sử dụng. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết hơn về vấn đề này.

1. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ hóa đơn điện tử có mã gồm các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, nội dung kinh doanh, thuế suất và tổng tiền.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc đăng ký, phát hành và quản lý loại hóa đơn này. Doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2022 theo lộ trình của Tổng cục Thuế. Việc cấp mã được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo mỗi hóa đơn đều có mã duy nhất và không thể sửa đổi sau khi đã cấp.

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thuộc diện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ hoặc kê khai thường xuyên đều phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Riêng doanh nghiệp mới thành lập hoặc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cũng phải đăng ký sử dụng loại có mã.

Một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp tại địa bàn khó khăn có thể được xem xét áp dụng hóa đơn điện tử không có mã, nhưng phải được UBND cấp tỉnh phê duyệt theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng đăng ký trên hệ thống của Tổng cục Thuế để xác nhận mình thuộc nhóm nào.

Xem thêm: Lưu ý khi chi nhánh sử dụng chung hóa đơn của công ty mẹ

3. Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy cập cổng thông tin, điền thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chọn hình thức có mã của cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, chữ ký số và thông tin tài khoản ngân hàng.
• Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ phê duyệt. Sau khi gửi hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp mã xác nhận trong vòng 02 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin để tránh bị yêu cầu bổ sung.
• Bước 3: Thiết lập phần mềm và phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp kết nối phần mềm kế toán với hệ thống của Tổng cục Thuế, sau đó lập hóa đơn và gửi yêu cầu cấp mã trước khi xuất cho khách hàng. Mỗi hóa đơn sau khi được cấp mã sẽ tự động lưu trữ trên hệ thống.
• Bước 4: Báo cáo và lưu trữ. Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo tháng hoặc quý thông qua cổng thông tin điện tử. Dữ liệu hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Xem thêm: Mẫu BC26/AC báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

4. Lợi ích và lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Đồng thời, loại hóa đơn này hạn chế tình trạng gian lận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thuế từ xa.

Doanh nghiệp cần chú ý cập nhật phần mềm kịp thời khi có thay đổi về quy định và đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực. Việc tuân thủ đúng quy trình cấp mã cũng giúp tránh các khoản phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nào được miễn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Trả lời: Các hộ kinh doanh cá thể tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn có thể được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sau khi được UBND cấp tỉnh phê duyệt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần nộp đơn xin miễn và chờ cơ quan thuế xem xét.

Thời hạn cấp mã hóa đơn điện tử là bao lâu?

Trả lời: Cơ quan thuế cấp mã trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ từ doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, thời gian có thể kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Có thể hủy hóa đơn điện tử có mã đã phát hành không?

Trả lời: Doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn đã cấp mã nếu phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua. Việc hủy phải được thực hiện trên hệ thống của Tổng cục Thuế và báo cáo kịp thời để tránh ảnh hưởng đến công tác kê khai thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Để được hỗ trợ chi tiết về thủ tục đăng ký và sử dụng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn nhanh chóng và chính xác.