Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập và phát hành ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoàn thành nghĩa vụ hoặc sự kiện phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp của Anh/Chị, nếu giao dịch xảy ra vào ngày 17/1, thì thời điểm phát hành hóa đơn phải là ngày 17/1, bất kể việc truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế diễn ra sau đó. Việc chờ tiền quẹt thẻ về tài khoản không làm thay đổi thời điểm phát hành, vì đây là yếu tố nội bộ của doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Thời hạn truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Xem thêm: Các bác cho em hỏi tài khoản 01 thu mua hàng của người bán lẻ có dùng cho hàng điện tử cũ như điện thoại máy ảnh được không ạ. Em cần hỗ trợ.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 17 quy định, người bán phải truyền toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (áp dụng cho hầu hết các trường hợp), dữ liệu phải được truyền ngay sau khi lập hóa đơn. Tuy nhiên, theo hướng dẫn thực tiễn từ Thông báo của Tổng cục Thuế giai đoạn 2025-2026 và các văn bản liên quan (như Thông tư 20/2026/TT-BTC), nếu có chậm trễ do nguyên nhân kỹ thuật hoặc chờ xác nhận thanh toán (như trường hợp quẹt thẻ), việc truyền dữ liệu trong vòng 1-2 ngày sau ngày phát hành thường không bị coi là vi phạm nghiêm trọng, miễn là không cố ý trì hoãn và dữ liệu được truyền đầy đủ trước ngày thứ 10 của tháng tiếp theo. Cụ thể, nếu hóa đơn phát hành ngày 17/1 và truyền dữ liệu ngày 18/1, thì không bị phạt hành chính, vì thời hạn linh hoạt cho phép xử lý sự cố hệ thống.

Hậu quả pháp lý nếu chậm truyền dữ liệu

Nếu truyền dữ liệu muộn hơn thời hạn quy định mà không có lý do chính đáng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể đối với hành vi không truyền hoặc truyền chậm dữ liệu hóa đơn điện tử tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Trong trường hợp của Anh/Chị, việc truyền ngày 18/1 cho hóa đơn ngày 17/1 không dẫn đến phạt, vì phù hợp với thời hạn cho phép và không ảnh hưởng đến việc kê khai thuế tháng.

Xem thêm: Các anh chị cho em hỏi trường hợp mà tên trên đăng ký kinh doanh thì là tên cửa hàng nhưng khi tra cứu mã số thuế trên trang của thuế thì tên người nộp thuế lại là tên chủ hộ thì thông tin trên hóa đơn xuất ra hay mua vào sẽ để theo đăng ký kinh doanh hay theo tên chủ hộ ạ? Và cần liên hệ với bộ phận nào để đồng bộ cho khớp thông tin ạ? Hộ kinh doanh bên em hỏi cán bộ thuế thì cán bộ bảo không can thiệp được. Hic.

Ngày ghi trên hóa đơn khi truyền dữ liệu muộn

Ngày phát hành trên hóa đơn điện tử phải phản ánh đúng thời điểm giao dịch thực tế, theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, nếu đẩy dữ liệu ngày 18/1, ngày hóa đơn vẫn giữ nguyên là 17/1, không được điều chỉnh. Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động ghi nhận ngày phát hành dựa trên dữ liệu lập hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và tránh gian lận thuế. Anh/Chị cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin này khi lập hóa đơn để tránh sai sót.

Việc tuân thủ đúng thời hạn phát hành và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế và giảm thiểu kiểm tra từ cơ quan thuế. Đồng thời, điều này hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.