Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và các văn bản liên quan, áp dụng đến năm 2025), chi phí được coi là hợp lý nếu thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật và được thanh toán theo đúng hình thức quy định.  

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp quy định chi tiết rằng, để được trừ khi tính thuế, chi phí phải đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi chút ạ, công ty em cho thuê tài sản (Cụ thể là Máy xúc) thì hiện tại thuế suất giá trị gia tăng là bao nhiêu % thế ạ. Em tra nhiều nguồn cứ giảm thuế với 10% nên em chưa rõ. Anh chị đi qua hỗ trợ em với ạ.

• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ
• Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Số tiền trên hóa đơn phải phù hợp với chứng từ thanh toán, không được vượt quá mức cần thiết và hợp lý.

Nếu hóa đơn từ hộ kinh doanh cá thể, cần đảm bảo hộ kinh doanh đó đã đăng ký kinh doanh hợp pháp và hóa đơn được xuất đúng quy định

Xử lý trường hợp chênh lệch giữa số tiền trên hóa đơn và chứng từ chuyển khoản

Trong trường hợp số tiền trên hóa đơn và chứng từ chuyển khoản chênh lệch nhỏ, chi phí vẫn có thể được coi là hợp lý và được trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được nguyên nhân chênh lệch là do yếu tố khách quan, không phải gian lận hoặc sai sót lớn. Cụ thể:

Xem thêm: Mọi người ơi tháng 2.2026 mình phát hiện hóa đơn đầu vào của 31.12.25 chưa kê khai vậy giờ mình kê khai vào kỳ nào được? Cảm ơn mọi người!

• Theo hướng dẫn, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính phù hợp giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán; chênh lệch nhỏ có thể chấp nhận nếu lý do hợp lý như phí giao dịch ngân hàng, làm tròn số thập phân hoặc sai sót kỹ thuật nhỏ, miễn là tổng giá trị giao dịch không bị ảnh hưởng đáng kể.
• Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, bao gồm:
• Hóa đơn gốc từ hộ kinh doanh.
• Sao kê chuyển khoản ngân hàng chứng minh số tiền thực chuyển
• Giấy tờ bổ sung chứng minh chênh lệch
• Nếu chênh lệch không được giải trình thỏa đáng, cơ quan thuế có thể loại trừ toàn bộ hoặc phần chênh lệch đó khỏi chi phí được trừ, dẫn đến truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp cộng với tiền phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14)

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên yêu cầu hộ kinh doanh điều chỉnh hóa đơn (nếu có thể) hoặc ghi nhận chênh lệch nhỏ như chi phí khác (nếu chứng minh được) trong sổ sách kế toán, đồng thời tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương để có hướng dẫn cụ thể.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ và thanh toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, giảm thiểu chi phí phát sinh từ kiểm tra sau và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và dễ dàng tiếp cận các ưu đãi thuế nếu đủ điều kiện. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.