Kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà là một thủ tục quan trọng giúp người quản lý tài sản thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho chủ sở hữu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro về thuế. Việc nắm rõ quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa chi phí, cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà

Việc kê khai thuế thay chủ nhà thường phát sinh khi tổ chức, doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và trong hợp đồng có thỏa thuận bên thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Theo Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, tổ chức thực hiện khai thuế, nộp thuế thay theo kỳ thanh toán tiền thuê được quy định trong hợp đồng. Trường hợp không có thỏa thuận này, cá nhân cho thuê trực tiếp thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế theo quy định.

Quy trình kê khai cần bảo đảm chính xác về doanh thu, hồ sơ, thời hạn và số thuế phải nộp để bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê.

2. Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng

Căn cứ pháp lý cho việc kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà được quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Đối với hoạt động cho thuê bất động sản của cá nhân, doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Trường hợp doanh thu vượt ngưỡng này, nghĩa vụ thuế được xác định theo quy định tương ứng đối với từng loại thuế.

Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Cá nhân có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản như nhà ở, văn phòng, cửa hàng, kho bãi.
• Tổ chức, doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và có thỏa thuận khai thuế thay, nộp thuế thay trong hợp đồng.
• Cá nhân cho thuê bất động sản trực tiếp thực hiện kê khai, nộp thuế với cơ quan thuế khi không thuộc trường hợp tổ chức khai thay, nộp thay.

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu xác định nghĩa vụ thuế đối với hoạt động cho thuê bất động sản là 1 tỷ đồng/năm. Cá nhân có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN đối với hoạt động này, nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo doanh thu theo quy định.

Xem thêm: Hướng dẫn khai bổ sung tờ khai thuế cho thuê tài sản

3. Hồ sơ và quy trình kê khai thuế thay chủ nhà

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện kê khai thuế thay chủ nhà đối với hoạt động cho thuê bất động sản, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Tờ khai thuế theo Mẫu số 01/TCKT ban hành kèm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.
• Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 02/BK-KTBĐS ban hành kèm theo Thông tư 50/2026/TT-BTC.
• Bản sao hợp đồng thuê bất động sản và phụ lục hợp đồng (nếu có).
• Giấy ủy quyền hoặc tài liệu liên quan khác trong trường hợp phát sinh yêu cầu đại diện thực hiện thủ tục.

3.2. Quy trình kê khai chi tiết

Bước 1: Xác định doanh thu và số thuế phải nộp

Tổ chức cần xác định doanh thu cho thuê bất động sản theo từng kỳ thanh toán ghi trong hợp đồng. Doanh thu tính thuế được xác định theo số tiền bên thuê trả từng kỳ theo thỏa thuận. Đối với cá nhân có doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm, thuế GTGT và thuế TNCN được xác định theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Bước 2: Xác định trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay

Tổ chức thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay khi hợp đồng thuê bất động sản có thỏa thuận bên thuê là người thực hiện nghĩa vụ này. Nội dung thỏa thuận cần thể hiện rõ trách nhiệm khai thuế, nộp thuế thay và thông tin về khoản doanh thu được áp dụng mức trừ khi tính thuế TNCN theo quy định.

Bước 3: Lập tờ khai thuế và nộp hồ sơ

Tổ chức lập tờ khai thuế theo Mẫu số 01/TCKT và phụ lục Mẫu số 02/BK-KTBĐS, gửi đến cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.

Theo điểm đ khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản ghi trong hợp đồng. Trường hợp có nhiều kỳ thanh toán trong tháng, tổ chức thực hiện khai thuế theo tháng.

Bước 4: Nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước

Sau khi xác định số thuế phải nộp, tổ chức thực hiện nộp tiền thuế thay cho cá nhân vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định. Trường hợp chậm nộp tiền thuế, tổ chức phải thực hiện nghĩa vụ tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2025.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Tổ chức cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng thuê, tờ khai thuế, phụ lục bảng kê, chứng từ nộp thuế và các tài liệu liên quan theo quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán, thuế. Việc lưu trữ giúp tổ chức có căn cứ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra và chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ khai, nộp thuế thay.

Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê nhà online

4. Cách tính thuế và các lưu ý quan trọng

4.1. Công thức tính thuế

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cách tính thuế đối với cá nhân cho thuê bất động sản được xác định như sau:

• Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế x 5%.
• Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu tính thuế – 1 tỷ đồng) x 5%, áp dụng khi doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng.

Tổng số thuế phải nộp được xác định theo nghĩa vụ của từng loại thuế. Khoản doanh thu được trừ khi tính thuế TNCN được áp dụng theo quy định và không vượt quá 1 tỷ đồng/năm đối với tổng hoạt động cho thuê bất động sản của cá nhân.

Doanh thu tính thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê bất động sản là số tiền cho thuê theo hợp đồng, bao gồm khoản tiền trả từng kỳ hoặc trả trước cho thời hạn thuê theo quy định.

4.2. Các lưu ý quan trọng

• Trường hợp cá nhân cho thuê bất động sản có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống, cá nhân không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo doanh thu theo quy định.
• Nếu hợp đồng thuê kéo dài nhiều năm, tổ chức cần xác định nghĩa vụ khai thuế theo từng kỳ thanh toán được quy định trong hợp đồng.
• Khi cá nhân có nhiều hợp đồng cho thuê bất động sản, mức doanh thu được trừ khi tính thuế TNCN không vượt quá 1 tỷ đồng/năm đối với tổng các hợp đồng.
• Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, trường hợp bên thuê trả tiền trước cho nhiều năm, doanh thu tính thuế được xác định theo số tiền thuê trả trước cho thời hạn thuê theo quy định.
• Đối với hoạt động cho thuê tài sản khác như máy móc, thiết bị, cần xác định riêng chính sách thuế, ngưỡng doanh thu và phương pháp kê khai áp dụng, không mặc nhiên sử dụng cách tính thuế dành cho hoạt động cho thuê bất động sản.

5. Câu hỏi thường gặp

Trường hợp nào tổ chức không phải kê khai thuế thay chủ nhà?

Tổ chức không phải kê khai thuế thay chủ nhà khi hợp đồng thuê bất động sản không có thỏa thuận bên thuê thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Trong trường hợp này, cá nhân cho thuê trực tiếp thực hiện nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế theo quy định. Ngoài ra, nếu doanh thu cho thuê bất động sản không vượt quá 1 tỷ đồng/năm, cá nhân không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo doanh thu.

Nếu nộp chậm hồ sơ khai thuế thay chủ nhà thì bị xử lý như thế nào?

Tổ chức nộp chậm hồ sơ khai thuế thay chủ nhà có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Mức phạt phụ thuộc vào thời gian chậm nộp, tính chất và tình tiết của hành vi vi phạm. Trường hợp chậm nộp tiền thuế, tổ chức còn phải nộp tiền chậm nộp theo mức quy định tại Luật Quản lý thuế 2025.

Cá nhân cho thuê tài sản có được ủy quyền cho tổ chức kê khai thuế thay không?

Cá nhân cho thuê tài sản có thể ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục khai thuế, nộp thuế thay theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và dân sự. Đối với trường hợp tổ chức thuê bất động sản, trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay được xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê và quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Tổ chức cần thực hiện đúng phạm vi ủy quyền và chịu trách nhiệm về hồ sơ khai thuế do mình lập, nộp.

Kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà là một quy trình bắt buộc đối với tổ chức khi thuê tài sản của cá nhân, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời hạn và hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, bị phạt do chậm nộp mà còn xây dựng mối quan hệ minh bạch với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn và đồng hành chuyên nghiệp.