Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ kế toán cơ bản đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể (bao gồm các hộ kinh doanh nhỏ) phải tuân thủ chế độ kế toán đơn giản theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay thế cho chế độ kế toán doanh nghiệp phức tạp. Các hộ này không bắt buộc lập báo cáo tài chính đầy đủ như doanh nghiệp, mà chỉ cần ghi chép các giao dịch kinh tế phát sinh để phục vụ quản lý nội bộ và kê khai thuế. Cụ thể, hộ kinh doanh phải duy trì sổ sách kế toán bằng tiếng Việt, sử dụng đơn vị tiền tệ Việt Nam (đồng), và lưu trữ chứng từ gốc ít nhất 5 năm theo Luật Kế toán 2015.

Các công việc kế toán chính cần thực hiện

Kế toán dịch vụ cho hộ kinh doanh tập trung vào việc ghi nhận doanh thu, chi phí và tài sản một cách đơn giản, tránh phức tạp hóa. Dưới đây là các nhiệm vụ cốt lõi:

Xem thêm: Anh chị nhà mình đã có ai đăng ký được bảo hiểm cho chủ hộ kinh doanh trên dịch vụ công chưa ạ. Em được cấp mã bảo hiểm rồi nhưng lên dịch vụ công đăng ký không được, báo gửi mật khẩu về email mà không thấy có. Có ai bị như em không ạ, huhu.

• Ghi chép sổ sách hàng ngày: Sử dụng các mẫu sổ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, bao gồm Sổ theo dõi doanh thu, Sổ chi phí, Sổ tài sản cố định và Sổ công nợ. Mỗi giao dịch phải có chứng từ hợp lệ như hóa đơn GTGT (nếu áp dụng), biên lai thu chi, hợp đồng. Ví dụ, ghi nhận doanh thu từ bán hàng bằng cách tổng hợp số liệu từ phiếu thu tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, đảm bảo khớp với báo cáo thuế.
• Quản lý chứng từ và hóa đơn: Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, có thể sử dụng biên lai thu thuế thay hóa đơn. Kế toán cần kiểm tra, lưu trữ và hủy chứng từ đúng quy định để tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Tính toán và nộp thuế định kỳ: Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nếu kê khai, nộp tờ khai thuế hàng quý hoặc tháng qua hệ thống iHTKK của Tổng cục Thuế.

Quy trình thực hiện kế toán cho hộ kinh doanh

Vì công việc kế toán cho hộ kinh doanh liên quan đến quy trình ghi nhận và báo cáo liên tục, dưới đây là hướng dẫn theo các bước cơ bản, áp dụng cho từng hộ mà bạn đang hỗ trợ:

Bước 1: Thiết lập hệ thống kế toán ban đầu

Xác định quy mô hộ kinh doanh và phương pháp thuế (khoán hoặc kê khai) dựa trên doanh thu dự kiến. Chuẩn bị các sổ sách mẫu theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục Thuế địa phương. Hướng dẫn chủ hộ mở tài khoản ngân hàng riêng để tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh, tránh nhầm lẫn theo Luật Quản lý thuế 2019. Thời gian thực hiện: 1-2 ngày đầu kỳ kế toán (thường từ ngày 1/1 hàng năm).

Bước 2: Ghi nhận giao dịch hàng ngày

Thu thập chứng từ từ hoạt động kinh doanh như bán hàng, mua nguyên liệu. Ghi vào sổ theo dõi doanh thu (tổng hợp số tiền bán, khách hàng) và sổ chi phí (chi tiền mặt, chuyển khoản cho nhà cung cấp). Sử dụng phần mềm kế toán đơn giản như Misa SME nếu cần, nhưng phải in ra sổ tay để ký xác nhận. Đảm bảo ghi chép kịp thời, ít nhất hàng tuần, để tránh sai sót khi kê khai thuế.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi em đọc trên mạng thì thấy Nghị định lương trên 5 triệu không trả bằng tiền mặt áp dụng từ 15/12/2025 mà bên em đã trả lương tháng 12/2025 vào ngày 10/1/2026 bằng tiền mặt rồi như vậy sẽ không được ghi nhận chi phí đúng không ạ? Có cách nào cứu vãn không ạ?

Bước 3: Lập báo cáo và kê khai thuế cuối kỳ

Cuối tháng/quý, tổng hợp số liệu từ sổ sách để lập tờ khai thuế (mẫu 01/CNKD cho khoán hoặc 01/GTGT cho kê khai). Tính toán thuế phải nộp dựa trên doanh thu trừ chi phí hợp lý (tỷ lệ chi phí được khấu trừ theo ngành nghề tại Phụ lục Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Nộp trực tuyến qua tài khoản thuế của hộ và nộp tiền vào ngân sách nhà nước trước hạn (ngày 20 tháng sau). Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ cuối năm

Cuối năm tài chính (31/12), rà soát toàn bộ sổ sách, đối chiếu với báo cáo tài chính đơn giản (bảng cân đối tài sản, thu nhập). Lập báo cáo quyết toán thuế TNCN cho chủ hộ theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Lưu trữ toàn bộ chứng từ và sổ sách tại địa chỉ kinh doanh, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh phạt hành chính (nếu không ghi sổ sách theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP) và tối ưu hóa chi phí thuế. Đồng thời, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả, tăng tính chuyên nghiệp cho hoạt động kinh doanh nhỏ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.