Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý về đặt cọc trong hợp đồng mua bán hàng hóa

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ trong hợp đồng, thường áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa. Khi khách hàng đặt cọc, số tiền này được coi là tài sản bảo đảm, và hợp đồng phải ghi rõ mức cọc, thời hạn thực hiện và điều khoản hủy bỏ.

Nếu hợp đồng không có quy định riêng về hủy đơn, pháp luật mặc định rằng bên đặt cọc, từ chối thực hiện thì bên nhận cọc có quyền giữ toàn bộ tiền cọc để bù đắp thiệt hại. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp từ chối thực hiện, phải trả lại tiền cọc và bồi thường tương đương giá trị cọc cho khách hàng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Quyền và nghĩa vụ khi khách hàng hủy đơn và yêu cầu hoàn tiền cọc

Xem thêm: Đăng ký người phụ thuộc có được giảm thuế không ạ? Đăng ký như thế nào ạ, mọi người hướng dẫn em với

Khi khách hàng hủy đơn sau khi đặt cọc, doanh nghiệp cần đánh giá lý do hủy. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt nếu có thỏa thuận hoặc lý do chính đáng, nhưng doanh nghiệp có quyền giữ cọc nếu hủy do lỗi của khách hàng để bù đắp chi phí chuẩn bị hàng hóa, vận chuyển hoặc mất cơ hội kinh doanh. Nếu hoàn tiền, doanh nghiệp chỉ hoàn một phần, tránh hoàn toàn để bảo vệ quyền lợi. Trường hợp tranh chấp, hai bên có thể thương lượng hoặc đưa ra Tòa án nhân dân để giải quyết theo Bộ luật Dân sự 2015.

Quy trình xử lý hoàn tiền cọc hợp lý

Bước 1: Xem xét hợp đồng và lý do hủy đơn

Doanh nghiệp cần kiểm tra ngay hợp đồng để xác định điều khoản về hủy bỏ và mức phạt (nếu có). Gửi thông báo bằng văn bản cho khách hàng yêu cầu giải thích lý do hủy trong vòng 3-5 ngày, đồng thời ghi nhận bằng chứng. Việc này giúp đánh giá thiệt hại thực tế, như chi phí sản xuất sơ bộ, và quyết định giữ cọc toàn bộ, một phần hoặc hoàn trả, dựa trên Bộ luật Dân sự 2015. Nếu lý do hủy do lỗi doanh nghiệp, phải hoàn toàn mà không trừ phí.

Bước 2: Tính toán số tiền hoàn trả và thông báo

Dựa trên thiệt hại, tính số tiền giữ lại. Gửi thông báo chính thức cho khách hàng trong vòng 7 ngày, nêu rõ cơ sở tính toán và thời hạn hoàn trả (thường 10-15 ngày). Sử dụng biên bản thỏa thuận hai bên ký để tránh tranh chấp sau này. Nếu khách hàng không đồng ý, có thể đề xuất hòa giải theo Luật Hòa giải ở cơ sở 2013.

Xem thêm: Mọi người cho mình hỏi với xuất hóa đơn điện tử kết nối với điện thoại được không? Nhà mình không có máy tính

Bước 3: Thực hiện hoàn tiền và lập hồ sơ kế toán

Chuyển khoản hoàn tiền qua ngân hàng, kèm biên nhận và hóa đơn điều chỉnh nếu đã xuất hóa đơn GTGT ban đầu. Lập biên bản hoàn trả cọc, ghi nhận vào sổ sách kế toán

Về thuế, nếu hoàn tiền cọc đã kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp điều chỉnh giảm doanh thu và khấu trừ thuế TNDN theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 nếu phát sinh lỗ.

Lưu ý về thuế khi xử lý tiền cọc

• Khi nhận cọc, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT nếu cọc vượt 20 triệu đồng
• Nếu hủy và hoàn tiền, điều chỉnh hóa đơn để giảm doanh thu, tránh bị truy thu thuế GTGT
• Đối với thuế TNDN, chi phí giữ cọc (nếu chứng minh thiệt hại) được tính vào chi phí hợp lý trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, nhưng phải có chứng từ đầy đủ để tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Việc xử lý đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp pháp lý, bảo vệ uy tín kinh doanh và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Tuân thủ không chỉ giảm rủi ro phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo mà còn duy trì mối quan hệ khách hàng lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.