Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý liên quan đến chứng từ đổi trả hàng hóa

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, kịp thời, chính xác và hợp pháp, đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế. Đối với trường hợp đổi trả hàng hóa, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải lập chứng từ phù hợp để điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), bao gồm biên bản xác nhận đổi trả hoặc hóa đơn điều chỉnh.

Điều kiện để gộp chứng từ đổi trả trong cùng một đơn hàng

Để gộp chứng từ cho các lần đổi sản phẩm nhiều lần trong cùng một đơn hàng, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau, đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm tra:

• Các lần đổi phải thuộc cùng một đơn hàng gốc, có mã đơn hàng thống nhất và liên quan đến cùng khách hàng.
• Tổng giá trị đổi trả không làm thay đổi bản chất giao dịch gốc, chỉ điều chỉnh số lượng hoặc loại sản phẩm.
• Chứng từ gộp phải ghi rõ chi tiết từng lần đổi (ngày giờ, sản phẩm đổi, lý do), tránh nhầm lẫn với các giao dịch khác.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc (hóa đơn bán hàng ban đầu) để đối chiếu, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nếu không đáp ứng, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính do vi phạm quy định về chứng từ kế toán.

Xem thêm: Thử việc có bị trừ thuế thu nhập cá nhân 2026 không?

Trong thực tế, việc gộp chứng từ giúp đơn giản hóa quy trình kế toán mà vẫn tuân thủ pháp luật, đặc biệt với hóa đơn điện tử. Dưới đây là quy trình thực hiện:

Bước 1: Xác nhận và ghi nhận từng lần đổi trả

Doanh nghiệp lập biên bản đổi trả tạm thời cho mỗi lần khách đổi sản phẩm, ghi rõ thông tin: mã đơn hàng, sản phẩm đổi vào/ra, số lượng, giá trị điều chỉnh và chữ ký hai bên. Biên bản này dựa trên mẫu tự do nhưng phải tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC (Phụ lục II), đảm bảo tính pháp lý. Việc ghi nhận ngay giúp tránh tranh chấp sau này và làm cơ sở tổng hợp.

Bước 2: Tổng hợp thành chứng từ gộp

Sau khi hoàn tất tất cả các lần đổi trong đơn hàng, lập một biên bản tổng hợp đổi trả hàng hóa. Trong biên bản này, liệt kê chi tiết từng lần đổi dưới dạng bảng kèm theo hóa đơn điều chỉnh GTGT điện tử nếu có thay đổi thuế. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP chứng từ gộp được chấp nhận nếu phản ánh đúng tổng giao dịch và không tách rời hóa đơn gốc.

Bước 3: Lập và kê khai hóa đơn điều chỉnh

Xem thêm: Có ai bán hàng trên sàn Tiktok biết cách lấy chứng từ mà sàn nộp thuế cho mình không ạ, em mò tìm mà không biết lấy sao.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh, trích dẫn số hóa đơn gốc và biên bản tổng hợp. Kê khai bổ sung vào kỳ thuế tháng/quý tiếp theo. Nếu tổng giá trị điều chỉnh dưới 20.000.000 đồng, có thể không cần hóa đơn mới mà chỉ dùng biên bản, nhưng phải lưu trữ để kiểm toán.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo nội bộ

Lưu chứng từ gộp vào sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015, thời hạn ít nhất 10 năm. Báo cáo nội bộ để theo dõi doanh thu thực tế, tránh sai sót trong báo cáo tài chính. Nếu khách là cá nhân, không cần hóa đơn đầu ra mới mà chỉ cập nhật nội bộ.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho chứng từ gộp

• Biên bản tổng hợp đổi trả hàng hóa
• Hóa đơn GTGT gốc của đơn hàng.
• Danh sách chi tiết các lần đổi (bảng Excel hoặc phụ lục).
• Hóa đơn điều chỉnh điện tử (nếu áp dụng).
• Chứng từ liên quan khác như hợp đồng bán hàng hoặc email xác nhận đổi từ khách.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quy trình kế toán và giảm chi phí lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.