Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp khách hàng đã thanh toán  nhưng không yêu cầu hóa đơn tại chỗ. Việc không xuất hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm, nội dung đầy đủ và hợp lệ để đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Quy trình xuất hóa đơn hợp lệ

Xem thêm: Mình muốn hỏi năm 2018 mình lập công ty, kinh doanh được 2 năm thì vỡ nợ! Trong 2 năm đó cũng kê khai nhờ bên thứ 3 kê khai theo quý, xong bỏ 5 năm nay vì trốn nợ! Giờ mình muốn giải thể thì bị phạt nhiều không mọi người? Thủ tục có phức tạp không. Như vụ này doanh thu có 2 tỷ mới đây nhất đang dậy sóng dư luận, mà bị truy thu + phạt tận hơn 400 triệu còn bị khởi tố!

Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Xác định thời điểm và nội dung hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là khi nhận được khoản thanh toán vào tài khoản công ty, bất kể khách hàng có yêu cầu hay không. Nội dung hóa đơn phải ghi rõ thông tin người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT và tổng số tiền thanh toán. Nếu khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ, doanh nghiệp ghi theo thông tin giao dịch thực tế và lưu chứng từ chuyển khoản ngân hàng làm cơ sở.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Doanh nghiệp ký số điện tử trên hóa đơn và chuyển dữ liệu đến Tổng cục Thuế qua hệ thống điện tử. Hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế hoặc tự in mã nếu là hóa đơn có mã. Đảm bảo hóa đơn không bị hủy hoặc điều chỉnh sai sót sau khi lập, trừ trường hợp phát hiện lỗi trước khi gửi.

Xem thêm: Mọi người ơi tháng 2.2026 mình phát hiện hóa đơn đầu vào của 31.12.25 chưa kê khai vậy giờ mình kê khai vào kỳ nào được? Cảm ơn mọi người!

Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi lập, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, cổng thông tin điện tử hoặc các phương tiện khác (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ngay cả khi khách hàng không yêu cầu. Nếu khách hàng không nhận, doanh nghiệp lưu trữ bản sao điện tử và chứng từ gửi (như biên bản gửi email) để chứng minh. Khách hàng có quyền yêu cầu hóa đơn bổ sung sau, nhưng doanh nghiệp không được trì hoãn việc lập.

Bước 4: Lưu trữ và kê khai thuế

Lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan (sao kê ngân hàng) ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ xuất hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo khấu trừ thuế hợp pháp và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý dòng tiền minh bạch, giảm thiểu tranh chấp sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.