Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Trường hợp 1: Khách hàng mua hàng trị giá 2.000.000 đồng nhưng chỉ thanh toán 1.000.000 đồng, nợ 1.000.000 đồng

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP việc xuất hóa đơn điện tử phải dựa trên giá trị thực tế của giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào hình thức thanh toán.

Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn đầy đủ cho toàn bộ giá trị 2.000.000 đồng, đồng thời ghi nhận khoản phải thu cho phần nợ. Việc không xuất hóa đơn đúng giá trị có thể bị xử phạt theo vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn

Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để lập và xuất hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) với tổng giá trị 2.000.000 đồng, ghi rõ thông tin khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất.

Hóa đơn phải được gửi cho khách hàng ngay sau khi giao dịch hoàn tất, và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định

Bước 2: Hoạch toán kế toán

Xem thêm: Cho mình hỏi mình từ hộ khoán lên kê khai. Chưa làm hồ sơ chuyển đổi từ hộ khoán lên kê khai nhưng có đăng ký xuất hóa đơn rồi. Mình có cần làm thủ tục chuyển đổi không ạ?

Ghi nhận doanh thu đầy đủ 2.000.000 đồng vào tài khoản. Đồng thời, hạch toán khoản thanh toán nhận được 1.000.000 đồng vào tài khoản tiền và khoản nợ 1.000.000 đồng. Việc này đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam

Bước 3: Theo dõi và thu hồi nợ

Lập biên bản công nợ hoặc hợp đồng ghi rõ khoản nợ 1.000.000 đồng, thời hạn thanh toán. Theo dõi định kỳ qua sổ cái và gửi nhắc nợ nếu cần. Nếu khách hàng không thanh toán, doanh nghiệp có quyền áp dụng biện pháp thu hồi theo Bộ luật Dân sự 2015.

Trường hợp 2: Khách hàng mua hàng mới trị giá 2.000.000 đồng nhưng có khoản nợ cũ 1.000.000 đồng, và thanh toán tổng 2.000.000 đồng

Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn cho giao dịch mới dựa trên giá trị 2.000.000 đồng, đồng thời xử lý khoản thanh toán bằng cách ưu tiên bù trừ nợ cũ trước khi ghi nhận thanh toán cho giao dịch mới.

Quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch hiện tại, không gộp chung với nợ cũ để tránh nhầm lẫn. Nếu lập hóa đơn không đúng, có thể bị phạt.

Bước 1: Xuất hóa đơn điện tử cho giao dịch mới

Xem thêm: Tối vợ chồng em vẽ ra như thế nào các đồng hộ xem đúng không nhé. Ví dụ em nhóm hai em nộp theo doanh thu cho ba tỷ nhân một phẩy năm phần trăm là em nộp thuế bốn mươi lăm triệu. Em nộp theo lợi nhuận cho chi phí hợp lý hai tỷ đi em lời một tỷ em phải nộp thuế một trăm năm mươi triệu. Chồng nói em điên làm gì lời nhiều năm trăm triệu thôi thế em nhân cũng bảy mươi lăm triệu rồi, sau vợ chồng em quyết nộp theo doanh thu. Em định chứng minh các chi phí để sau em tính nộp theo lợi nhuận nhưng nghe to quá nên em quyết theo doanh thu đúng không các bác. ???

Lập hóa đơn điện tử riêng cho hàng hóa mới với giá trị 2.000.000 đồng, không đề cập đến nợ cũ trên hóa đơn để đảm bảo tính độc lập của giao dịch. Gửi hóa đơn cho khách hàng và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu cần, có thể lập biên bản bù trừ nợ riêng để làm chứng từ nội bộ.

Bước 2: Hoạch toán kế toán

Ghi nhận doanh thu mới 2.000.000 đồng. Với khoản thanh toán 2.000.000 đồng, ưu tiên bù trừ nợ cũ và ghi nhận thanh toán cho giao dịch mới. Điều này tuân thủ về chuẩn mực chung và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Bước 3: Xử lý chứng từ bù trừ

Lập biên bản bù trừ nợ giữa hai bên, ký xác nhận, và lưu trữ làm chứng từ kế toán. Nếu có thuế GTGT liên quan đến nợ cũ, kiểm tra điều chỉnh thuế đầu vào/đầu ra. Theo dõi để tránh tranh chấp theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 về bù trừ nghĩa vụ.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn và kế toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch tài chính và dễ dàng kiểm toán. Đồng thời, giảm thiểu mức phạt hành chính lên đến hàng chục triệu đồng theo các nghị định liên quan. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.