Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu tính thuế
Đối với hộ kinh doanh, doanh thu tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được xác định dựa trên tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, bao gồm cả các khoản bán chịu chưa thu được tiền (theo Điều 7 Luật Thuế GTGT 2024). Khi khách hàng nợ lâu không đòi được, khoản nợ này vẫn được coi là doanh thu phát sinh tại thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, dẫn đến hộ kinh doanh phải kê khai và nộp thuế trên toàn bộ doanh thu đó, ngay cả khi chưa nhận tiền thực tế. Nếu không xử lý kịp thời, cơ quan thuế có thể kiểm tra và truy thu thuế nếu phát hiện doanh thu bị kê khai thiếu, kèm theo phạt chậm nộp trên số tiền chậm nộp (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC).
Quy định pháp lý liên quan đến khoản nợ khó đòi
Xem thêm: Có nên đồng thời cả công ty và hộ kinh doanh không các bác.
Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán hoặc kê khai đều phải ghi nhận doanh thu dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp pháp (liên quan đến Thông tư 48/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử). Khoản nợ lâu ngày (thường từ 6 tháng trở lên) có thể được coi là nợ khó đòi nếu có đủ chứng cứ chứng minh nỗ lực thu hồi thất bại, nhưng không tự động loại trừ khỏi doanh thu tính thuế. Cụ thể, Luật Thuế GTGT 2024 quy định tại Điều 15 rằng thuế GTGT đầu ra phải nộp dựa trên giá tính thuế tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp có quy định đặc biệt về điều chỉnh giảm doanh thu do nợ xấu. Nếu hộ kinh doanh không kê khai đầy đủ, có thể bị phạt hành chính trên số thuế trốn tránh (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh cần chủ động xử lý khoản nợ theo quy trình sau, dựa trên nguyên tắc chứng minh và điều chỉnh kê khai (áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai).
Bước 1: Theo dõi và lập hồ sơ chứng minh nợ khó đòi
Hộ kinh doanh phải ghi chép chi tiết khoản nợ qua sổ sách kế toán đơn giản hoặc chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn bán hàng, hợp đồng (nếu có), và biên bản gửi đòi nợ ít nhất 2 lần cách nhau 30 ngày. Thời hạn coi là nợ khó đòi thường là 180 ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán (theo hướng dẫn tại Thông tư 18/2026/TT-BTC). Hồ sơ cần bao gồm:
- Danh sách khách hàng nợ với số tiền cụ thể, ngày phát sinh.
- Bằng chứng nỗ lực thu hồi (thư nhắc nợ, biên bản họp nội bộ).
- Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nếu nợ liên quan đến phá sản hoặc mất khả năng thanh toán của khách.
Bước 2: Lập biên bản xử lý nợ và điều chỉnh kê khai thuế
Sau khi xác định nợ khó đòi, lập biên bản nội bộ ghi nhận khoản nợ không thu hồi được, ký bởi chủ hộ kinh doanh và ít nhất một nhân chứng (nếu có). Tiếp theo, điều chỉnh tờ khai thuế GTGT và TNCN kỳ phát sinh bằng cách giảm doanh thu tương ứng, kèm theo hồ sơ chứng minh nộp kèm theo tờ khai bổ sung (theo Thông tư 18/2026/TT-BTC). Nếu đã nộp thuế trên khoản nợ, hộ kinh doanh có quyền đề nghị hoàn thuế hoặc khấu trừ vào kỳ sau, nhưng phải trong thời hạn 2 năm kể từ ngày phát sinh.
Bước 3: Báo cáo cơ quan thuế và lưu trữ chứng từ
Nộp hồ sơ điều chỉnh tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, kèm theo biên bản và chứng từ gốc. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và chấp thuận nếu hồ sơ hợp lệ, giúp tránh phạt truy thu. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ thanh tra sau này (theo Luật Quản lý thuế 2019). Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp khoán, cần thông báo bằng văn bản để cơ quan thuế xem xét điều chỉnh mức doanh thu khoán cho kỳ sau.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và duy trì uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, xử lý nợ đúng cách còn hỗ trợ cải thiện dòng tiền và giảm gánh nặng tài chính lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận