Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện thay đổi người đại diện pháp luật
Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể được thay đổi khi có quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần), đảm bảo người mới đáp ứng các điều kiện như có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc trường hợp bị cấm theo pháp luật
Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ việc thay đổi này phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định. Việc sử dụng tài khoản người cũ không cho phép chuyển trực tiếp có thể do hệ thống yêu cầu xác thực quyết định nội bộ trước, trong khi thông báo "không nằm trong danh sách" đối với tài khoản người mới thường xuất phát từ việc hồ sơ thay đổi chưa được phê duyệt, dẫn đến thông tin chưa được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đại diện mới, kèm cam kết của người đó về việc chấp nhận vai trò.
- Giấy ủy quyền
- Các tài liệu chứng minh thay đổi khác nếu có (như điều lệ sửa đổi).
Quy trình thực hiện thay đổi
Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là các bước cụ thể để khắc phục lỗi và hoàn tất thủ tục:
Bước 1: Tổ chức họp và ban hành quyết định nội bộ
Doanh nghiệp cần tổ chức họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để thông qua quyết định thay đổi người đại diện, ghi nhận bằng biên bản họp và quyết định chính thức. Quyết định này phải nêu rõ lý do thay đổi, thông tin người mới và thời điểm hiệu lực. Bước này đảm bảo tính hợp pháp nội bộ, tránh lỗi hệ thống từ việc thiếu cơ sở pháp lý khi nộp hồ sơ. Thời gian thực hiện thường mất 1-3 ngày, tùy quy mô công ty.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ trực tuyến
Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản của doanh nghiệp. Tải mẫu thông báo thay đổi, điền thông tin và upload toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị. Nếu tài khoản người cũ không cho phép, kiểm tra xem có cần cập nhật mật khẩu hoặc ủy quyền cho người khác không; hệ thống sẽ từ chối nếu thiếu quyết định nội bộ. Nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ quyết định.
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi mã số hồ sơ qua email đăng ký. Theo dõi tiến trình trên cổng trong 3 ngày làm việc; nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Lỗi "không nằm trong danh sách" với tài khoản người mới có thể do chưa có Giấy chứng nhận cũ, vì vậy hãy sử dụng tài khoản doanh nghiệp hiện tại để nộp trước. Nếu bị từ chối, bổ sung hồ sơ theo thông báo và nộp lại mà không mất thêm phí.
Bước 4: Cập nhật thông tin liên quan sau thay đổi
Sau khi nhận Giấy chứng nhận mới, cập nhật con dấu, tài khoản ngân hàng và thông báo cho cơ quan thuế. Người đại diện mới có thể sử dụng tài khoản sau khi hệ thống đồng bộ (thường 1-2 ngày). Nếu gặp lỗi kỹ thuật, liên hệ hỗ trợ cổng thông tin qua hotline để được hướng dẫn cụ thể.
Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động liên tục và uy tín với đối tác. Đồng thời, thay đổi kịp thời sẽ cập nhật thông tin chính xác trên hệ thống quốc gia, giảm thiểu các vấn đề hành chính sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận