Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 15, Khoản 2), người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để nhận và quản lý hóa đơn đầu vào mà không bắt buộc phải đăng ký phương pháp sử dụng hóa đơn điện tử cho việc xuất hóa đơn.

Điều này áp dụng cho các trường hợp doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân chỉ thực hiện hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ mà chưa hoặc không cần xuất hóa đơn bán ra, chẳng hạn như đơn vị không kinh doanh bán hàng hoặc đang trong giai đoạn chuẩn bị. Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng hướng dẫn rõ rằng, việc cấp tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn) nhằm hỗ trợ người mua tra cứu, nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào, không yêu cầu phải có phương pháp sử dụng hóa đơn điện tử cho xuất khẩu.

Do đó, trường hợp không đăng ký xuất hóa đơn điện tử vẫn được phép xin cấp tài khoản để lấy hóa đơn đầu vào, miễn là đáp ứng các điều kiện cơ bản về đăng ký thuế và sử dụng hệ thống điện tử của cơ quan thuế.

Xem thêm: Cả nhà mình ơi, từ 2026 hộ kinh doanh nhóm 2 thuế mới ngoài mấy sổ mới kia vẫn phải làm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, theo dõi nhập xuất tồn kho 01-2Bk, nộp tờ khai 01-CNKD hả mọi người.

Quy trình đăng ký tài khoản

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Người nộp thuế cần chuẩn bị các tài liệu cơ bản theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế.
• Quyết định thành lập (nếu là chi nhánh, văn phòng đại diện).
• Cam kết sử dụng hóa đơn điện tử để nhận đầu vào (mẫu theo quy định).

Hồ sơ này được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo thông tin chính xác để tránh từ chối cấp tài khoản.

Bước 2: Nộp hồ sơ qua hệ thống iHTKK hoặc eTax

Xem thêm: Nhà em kinh doanh đồ điện nước, gia dụng. Anh chị trong nhóm cho em hỏi. Em đã đăng ký chuyển đổi cửa hàng xong, nộp tồn kho, xuất hóa đơn điện tử được rồi. Nhưng giờ làm việc với nhà phân phối về hóa đơn đầu vào thì có họ bảo chỉ xuất được theo giá trị hóa đơn, còn mặt hàng sẽ khác với mặt hàng họ giao cho em. Ví dụ em mua của họ mặt hàng A,B,C tổng 10 triệu. Hóa đơn họ xuất làm đầu vào cho em ghi là mặt hàng D,E,F tổng 10 triệu. Em thắc mắc là nếu họ làm như vậy thì kho họ cũng lệch. Kho em cũng lệch số liệu luôn thì làm sao cho đúng được ạ? Anh chị nào có kinh nghiệm cứu em phát.

Truy cập hệ thống iHTKK (phần mềm hỗ trợ kê khai thuế) hoặc ứng dụng eTax trên website gdt.gov.vn, chọn chức năng "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" và chỉ định mục đích là "Nhận hóa đơn đầu vào". Nộp hồ sơ điện tử kèm chữ ký số (token) của người đại diện theo pháp luật. Thời gian xử lý thường trong vòng 1-3 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo xác nhận qua email hoặc hệ thống.

Bước 3: Nhận tài khoản và kích hoạt

Sau khi được phê duyệt, cơ quan thuế cấp tài khoản truy cập hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn qua thông báo điện tử. Người dùng đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử, thiết lập mật khẩu và xác thực để bắt đầu tra cứu, nhận hóa đơn đầu vào từ người bán. Lưu ý kiểm tra định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, tránh gián đoạn trong việc nhận hóa đơn.

Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào một cách minh bạch, giảm rủi ro sai sót kê khai thuế và hỗ trợ khấu trừ thuế giá trị gia tăng hiệu quả. Đồng thời, tránh các chế tài xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.