Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Cơ chế thanh toán trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện nay chủ yếu hỗ trợ thanh toán phí, lệ phí qua các hình thức cá nhân hóa như tài khoản ngân hàng cá nhân, ví điện tử (ví dụ: Momo, ZaloPay) hoặc thẻ tín dụng, theo quy định tại Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và cổng dịch vụ công quốc gia. Điều này nhằm đảm bảo tính tiện lợi và an toàn cho cá nhân, nhưng chưa hỗ trợ trực tiếp ủy nhiệm chi từ tài khoản doanh nghiệp do hạn chế kỹ thuật của hệ thống thanh toán trực tuyến (hiện tích hợp với NAPAS và các ngân hàng thương mại). Đối với phí trên 5 triệu đồng, việc thanh toán qua tài khoản cá nhân vẫn được chấp nhận, miễn là đảm bảo tính minh bạch và có chứng từ kế toán hợp lệ.
Giải pháp xử lý thanh toán phí lớn từ tài khoản công ty
Khi hệ thống không hỗ trợ ủy nhiệm chi trực tiếp từ công ty, Anh/Chị có thể áp dụng phương thức tạm ứng qua cá nhân đại diện (như giám đốc hoặc kế toán viên) để thanh toán, sau đó hoàn ứng nội bộ. Cách này tuân thủ Thông tư 18/2023/TT-BTC quy định về quản lý chi phí và chứng từ kế toán trong giao dịch hành chính, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp có hóa đơn, biên lai để khấu trừ thuế theo Luật Quản lý thuế 2019. Dưới đây là quy trình thực hiện cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tạm ứng nội bộ
Công ty lập biên bản tạm ứng tiền cho cá nhân đại diện (ví dụ: giám đốc), ghi rõ mục đích nộp phí thẩm định trên Cổng Dịch vụ công, số tiền cụ thể (trên 5 triệu đồng) và thời hạn hoàn ứng. Biên bản cần chữ ký của người tạm ứng và lãnh đạo công ty, kèm theo quyết định phê duyệt chi phí theo Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Việc này giúp tránh rủi ro kiểm toán sau này và đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi.
Bước 2: Thực hiện thanh toán qua tài khoản cá nhân trên hệ thống
Đăng nhập tài khoản cá nhân trên Cổng Dịch vụ công (dichvucong.gov.vn), chọn thủ tục thẩm định và tiến hành thanh toán qua liên kết ngân hàng cá nhân. Hệ thống sẽ cấp biên lai điện tử ngay sau khi thành công, với mã giao dịch và số tiền chính xác (ví dụ: 5.000.000 đồng trở lên). Lưu ý kiểm tra thông tin người nộp là cá nhân đại diện công ty để khớp với hồ sơ thẩm định, theo hướng dẫn tại Thông tư 85/2021/TT-BTC về quản lý lệ phí hành chính.
Bước 3: Hoàn ứng và hạch toán kế toán nội bộ
Sau khi nhận biên lai, cá nhân đại diện nộp lại cho bộ phận kế toán công ty để hoàn tiền tạm ứng qua chuyển khoản nội bộ hoặc tiền mặt, kèm chứng từ gốc. Công ty hạch toán khoản chi này vào chi phí hợp lý theo tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) tại Thông tư 299/2025/TT-BTC, và lưu trữ đầy đủ để quyết toán thuế. Nếu phí vượt 20 triệu đồng, cần có hóa đơn GTGT từ cơ quan thu phí theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.
Nếu thủ tục thẩm định thuộc thẩm quyền địa phương, Anh/Chị có thể liên hệ trực tiếp cơ quan thực hiện (như Sở Tài chính hoặc Kho bạc Nhà nước) để nộp phí bằng séc hoặc ủy nhiệm chi tại quầy, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống trực tuyến, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý phí và lệ phí.
Việc tuân thủ đúng quy trình thanh toán không chỉ giúp hồ sơ thẩm định được xử lý nhanh chóng mà còn tránh các rủi ro phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận