Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về hóa đơn ghi tay và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc biệt

Hóa đơn ghi tay chỉ được chấp nhận nếu được lập đúng mẫu, có chữ ký người bán và người mua, và phù hợp với các điều kiện chẳng hạn như trường hợp không có kết nối internet hoặc bán hàng tại nơi không có điều kiện sử dụng máy tính.

Việc kiểm kê kho không ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực của hóa đơn ghi tay đã lập trước đó, miễn là chúng được lưu trữ đầy đủ.

Xem thêm: Em là chủ hộ kinh doanh nộp thuế khoán, mới chuyển sang hình thức kê khai từ tháng 01/2026, doanh thu dưới 500 triệu đồng. Tháng 12/2025 em đã hoàn thành việc nộp thuế khoán, nên em muốn hỏi sang tháng 01/2026 thì em có cần kê khai doanh thu ngay trong tháng 01 hay đến tháng 02/2026 mới nộp tờ khai doanh thu cho kỳ tính thuế tháng 01/2026. Đồng thời, hiện tại em vừa là chủ hộ kinh doanh vừa là người lao động hưởng lương tại một đơn vị khác, em băn khoăn không biết việc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương sẽ thực hiện như thế nào khi cả hai nguồn thu nhập đều đang sử dụng chung một tài khoản thuế cá nhân. Ngoài ra, hộ kinh doanh của em hiện chỉ có một mình em nhưng trong năm nay em có thuê thêm một nhân viên ký hợp đồng lao động thời hạn 03 tháng, trong khi người này có thu nhập chính tại nơi khác, nên em muốn hỏi trường hợp này em cần khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên đó như thế nào để bạn ấy có thể tự quyết toán thuế sau này. Em cảm ơn anh/chị.

Yêu cầu xử lý hóa đơn ghi tay khi bắt đầu sử dụng phần mềm (app) hóa đơn điện tử

Khi chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (app), Anh/Chị không bắt buộc phải in lại hoặc chuyển đổi các hóa đơn ghi tay đã lập trước đó thành dạng in ấn chính thức từ hệ thống.

Các hóa đơn ghi tay cũ vẫn giữ nguyên hiệu lực pháp lý nếu chúng đã được lập và sử dụng đúng quy định tại thời điểm lập, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Thay vào đó, Anh/Chị cần tập trung vào việc lưu trữ và quản lý dữ liệu cũ để đảm bảo tính liên tục trong sổ sách kế toán, phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Cụ thể:

• Lưu trữ hóa đơn ghi tay gốc dưới dạng giấy tờ hoặc sao chép đáng tin cậy, trong thời hạn tối thiểu 10 năm.
• Nếu cần báo cáo thuế hoặc kiểm toán, có thể số hóa dữ liệu từ hóa đơn ghi tay bằng cách quét và nhập thông tin vào phần mềm kế toán, nhưng không yêu cầu in lại từ app cho các giao dịch cũ.
• Từ thời điểm sử dụng app, tất cả hóa đơn mới phải được khởi tạo điện tử qua phần mềm kết nối với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ để tránh phạt hành chính

Lưu ý về kiểm kê kho và tích hợp dữ liệu

Xem thêm: Em lỡ chuyển khoản từ tài khoản hộ kinh doanh chuyển tiền học cho con thì có sao không các bác ơi. Đừng cười em vì câu hỏi ngây ngô nhé.

Việc kiểm kê kho từ ngày 01/01 đã hoàn thành là cơ sở tốt để xác định tồn kho đầu kỳ, theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC

 Khi sử dụng app hóa đơn điện tử, Anh/Chị nên tích hợp dữ liệu kiểm kê này vào hệ thống để theo dõi xuất nhập kho chính xác, tránh sai sót trong hạch toán chi phí. Không có yêu cầu bắt buộc in hóa đơn ghi tay cũ liên quan đến kiểm kê, trừ khi có tranh chấp hoặc kiểm tra từ cơ quan thuế yêu cầu cung cấp chứng từ gốc.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và dễ dàng khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, chuyển sang hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.