Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Hồ sơ kế toán cơ bản cần thiết cho kiểm tra năm 2023 và 2024
Để đảm bảo hồ sơ kế toán đầy đủ theo quy định, công ty cần bổ sung ngoài sổ chi tiết tài khoản các chứng từ gốc và báo cáo liên quan, nhằm tránh rủi ro bị phạt khi kiểm tra thuế. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ kế toán gốc và sổ sách một cách đầy đủ, có hệ thống.
Đối với công ty xây dựng, hồ sơ cần tập trung vào chi phí xây lắp và lao động, bao gồm:
- Sổ cái kế toán và các sổ chi tiết tài khoản (đã có), phải được ghi chép liên tục và đối chiếu với chứng từ gốc.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đầu ra, biên lai thu chi, chứng từ kế toán khác như phiếu nhập/xuất kho vật tư xây dựng.
- Sao kê ngân hàng và chứng từ thanh toán chuyển khoản, đặc biệt cho các giao dịch lớn như mua sắm vật liệu hoặc thanh toán nhà thầu.
- Hợp đồng kinh tế với đối tác, khách hàng (hợp đồng thi công, cung cấp vật tư), kèm phụ lục và biên bản nghiệm thu.
- Báo cáo tài chính năm (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh) và các phụ lục giải trình số liệu.
Việc thiếu các chứng từ này có thể dẫn đến không được khấu trừ chi phí, theo Luật Quản lý thuế 2019.
Hồ sơ liên quan đến lao động và nhân công thuê ngoài
Đối với bảng lương nhân viên và hợp đồng lao động (đã có), cần bổ sung chứng từ chứng minh chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và tránh phạt về thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu chứng từ đầy đủ để cơ quan thuế kiểm tra. Các hồ sơ cần thiết bao gồm:
- Bảng chấm công nhân viên, quyết định tuyển dụng/thuê lao động, và chứng từ khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN
- Chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN cho nhân viên nội bộ, bao gồm quyết toán thuế TNCN cuối năm.
- Đối với nhân công thuê ngoài: Hợp đồng dịch vụ/thuê lao động với nhà thầu phụ, hóa đơn GTGT từ đơn vị cung cấp lao động, và chứng từ thanh toán.
- Biên bản bàn giao nhân công, báo cáo tiến độ công việc liên quan đến nhân công thuê ngoài để chứng minh chi phí hợp lý.
Nếu thiếu, có thể bị phạt chậm nộp hồ sơ lao động, và không được trừ chi phí TNDN.
Từ kinh nghiệm kiểm tra thuế 2021-2022 mà Anh/Chị đề cập, năm 2023-2024 cần bổ sung ngay để tránh tình trạng tương tự. Để khắc phục:
Bước 1: Rà soát và bổ sung chứng từ thiếu
Thu thập ngay các chứng từ gốc từ nhà cung cấp, ngân hàng và đối tác. Kiểm tra chéo với sổ chi tiết để đảm bảo tính nhất quán, mất khoảng 1-2 tuần tùy quy mô. Điều này giúp tránh phạt bổ sung 20% số thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019
Bước 2: Lập báo cáo nội bộ và điều chỉnh sổ sách
Ghi nhận điều chỉnh vào sổ kế toán bổ sung (nếu có sai sót), kèm giải trình lý do. Sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa. Thời gian thực hiện 3-5 ngày, giúp sếp dễ dàng thanh toán lương dựa trên hồ sơ đầy đủ.
Bước 3: Nộp bổ sung hồ sơ thuế nếu cần
Nếu phát hiện sai sót, nộp tờ khai bổ sung trước khi kiểm tra, giảm mức phạt còn 20% theo Luật Quản lý thuế 2019. Liên hệ cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn, tránh trường hợp bị chấm dứt hoạt động nếu vi phạm nghiêm trọng.
Việc chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp công ty tránh phạt lũy tiến và duy trì uy tín với cơ quan thuế, đặc biệt khi có người quen hỗ trợ.
Việc tuân thủ đầy đủ hồ sơ kế toán và thuế không chỉ giúp tránh các khoản phạt nặng nề mà còn đảm bảo dòng tiền ổn định, thanh toán lương đúng hạn cho nhân viên. Đồng thời, nó hỗ trợ công ty xây dựng phát triển bền vững, giảm rủi ro pháp lý lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận