Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh khi giảm giá hàng bán

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, việc lập hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi có thay đổi về giá bán, số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn gốc, bao gồm trường hợp giảm giá thương mại cho khách hàng mua số lượng lớn. Giảm giá này phải dựa trên thỏa thuận hợp pháp giữa bên bán và bên mua, không được coi là chi phí khấu trừ nếu không có chứng từ hợp lệ. Đồng thời, hóa đơn điều chỉnh chỉ được lập khi có biên bản xác nhận thay đổi từ hai bên, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót trong kê khai thuế. Về thuế giá trị gia tăng (GTGT), Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 quy định rằng giá trị giảm giá thương mại được điều chỉnh giảm doanh thu chịu thuế, nhưng phải kèm theo chứng từ điều chỉnh tương ứng để khấu trừ thuế đầu ra.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Xem thêm: Nhà mình có công ty bánh kẹo, sản xuất theo mùa vụ. Vào dịp Tết, công ty tăng ca sản xuất, trả lương làm thêm giờ cho công nhân. Chi phí lương làm thêm giờ có được tính vào chi phí hợp lý không?

Để lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau, đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Biên bản thỏa thuận điều chỉnh giữa bên bán và bên mua, ghi rõ lý do giảm giá, mức giảm cụ thể và thời điểm áp dụng.
• Hóa đơn gốc đã xuất trước đó, làm cơ sở tham chiếu.
• Hợp đồng mua bán hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung quy định về chương trình giảm giá.
• Các chứng từ liên quan đến chương trình khuyến mãi (nếu có), như quyết định nội bộ của doanh nghiệp.

Quy trình lập và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Bước 1: Lập biên bản xác nhận thay đổi

Bên bán và bên mua ký biên bản ghi nhận việc giảm giá, nêu rõ hóa đơn gốc cần điều chỉnh, mức giảm giá, và lý do. Biên bản phải được lập trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh, theo mẫu tự do nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin. Thời hạn lập biên bản là ngay sau khi phát hiện hoặc thỏa thuận thay đổi, không quá 10 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện giảm giá để tránh phạt hành chính.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điều chỉnh, ghi tiêu đề "Hóa đơn điều chỉnh" và tham chiếu đến hóa đơn gốc. Trong nội dung, ghi rõ "Điều chỉnh giảm" đối với các chỉ tiêu thay đổi như giá bán, thành tiền, thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 2024. Không thay đổi các thông tin không liên quan đến giảm giá. Hóa đơn phải có chữ ký số của người lập và mã của cơ quan thuế, đảm bảo tổng giá trị điều chỉnh là số âm (giảm) để phản ánh đúng doanh thu thực tế.

Xem thêm: Em muốn hỏi về thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật cho công ty. Công ty em có giám đốc cũ nghỉ, bổ nhiệm giám đốc mới. Cần làm những thủ tục gì với cơ quan thuế và Sở Kế hoạch?

Bước 3: Gửi hóa đơn và kê khai thuế

Gửi hóa đơn điều chỉnh điện tử cho bên mua qua hệ thống của Tổng cục Thuế trong vòng 1 ngày làm việc kể từ ngày lập. Đồng thời, kê khai điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh (tháng hoặc quý), giảm doanh thu và thuế đầu ra tương ứng. Nếu không kê khai kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Lưu ý về thuế và rủi ro

Khi điều chỉnh giảm giá, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu ra tương ứng với phần giảm, nhưng phải chứng minh giảm giá là thương mại hợp pháp theo Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024, không phải chiết khấu bất hợp pháp. Nếu hóa đơn điều chỉnh không đúng quy định, có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào của bên mua và phạt hành chính. Doanh nghiệp nên lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ đúng quy trình lập hóa đơn điều chỉnh giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo kê khai thuế chính xác và duy trì uy tín với đối tác. Đồng thời, giảm giá thương mại được công nhận hợp pháp sẽ hỗ trợ tối ưu hóa chi phí thuế GTGT. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.