Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hóa đơn điện tử đầu vào phải được cung cấp dưới định dạng XML chuẩn, cho phép doanh nghiệp dễ dàng trích xuất dữ liệu tự động mà không cần nhập tay.

Việc nhập tay thủ công có thể dẫn đến sai sót, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Các cách trích xuất dữ liệu chi tiết từ file PDF/XML

Xem thêm: Mọi người ơi tháng 2.2026 mình phát hiện hóa đơn đầu vào của 31.12.25 chưa kê khai vậy giờ mình kê khai vào kỳ nào được? Cảm ơn mọi người!

Để xử lý nhanh hàng trăm hóa đơn mà không cần phần mềm chuyên dụng ngay lập tức, Anh/Chị có thể tận dụng các công cụ miễn phí có sẵn trên Microsoft Excel (phiên bản 2016 trở lên), đặc biệt là Power Query – một tính năng tích hợp giúp import và chuyển đổi dữ liệu XML mà không yêu cầu kiến thức lập trình sâu. Nếu file hóa đơn là PDF, cần chuyển sang XML trước. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản, tập trung vào quy trình sử dụng Power Query cho file XML, vì đây là định dạng chuẩn theo pháp luật.

Bước 1: Chuẩn bị và mở file XML trong Excel

Mở Microsoft Excel, chọn tab Dữ liệu > Lấy dữ liệu > Từ tệp > Từ XML. Chọn file XML của hóa đơn (thường được gửi kèm qua email hoặc cổng thông tin điện tử của nhà cung cấp). Power Query sẽ tự động tải cấu trúc dữ liệu, hiển thị dưới dạng bảng với các trường như số hóa đơn, ngày lập, giá trị, thuế suất GTGT. Quá trình này mất khoảng 1-2 phút mỗi file, giúp tránh nhập tay các thông tin cơ bản.

Bước 2: Làm sạch và trích xuất dữ liệu chi tiết

Sau khi import, trong cửa sổ Power Query Editor, sử dụng các nút Chuyển đổi để lọc dữ liệu: loại bỏ cột không cần thiết (như chữ ký số), mở rộng các trường lồng nhau. Áp dụng bộ lọc cho các trường chính như mã số thuế người bán, tổng giá trị trước thuế. Kết quả sẽ là bảng dữ liệu sạch, sẵn sàng copy vào sổ sách kế toán. Bước này giúp xử lý hàng loạt file bằng cách lặp lại quy trình cho từng file hoặc kết hợp nhiều file vào một query.

Xem thêm: Bên em có chuỗi cửa hàng mỗi ngày rất nhiều đơn hàng bán ra và số tiền đơn hàng giống nhau cũng rất nhiều ạ (vì số tiền nhỏ dưới 5 triệu nên thường cá nhân mua hàng sẽ chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản công ty không có nội dung gì) nên khi em hạch toán phần ngân hàng em đang chưa biết làm sao để khớp tiền ngân hàng với hóa đơn bán ra ạ (1 tháng bên em có khoảng 700 lệnh chuyển khoản ạ) mà em cứ phải đi dò lại xem lệnh chuyển khoản này của công ty nào thì mất rất nhiều thời gian ạ. Mong anh chị chỉ giáo cho em cách làm ạ.

Bước 3: Xuất dữ liệu và tích hợp vào báo cáo

Nhấp Đóng và tải để đưa dữ liệu vào sheet Excel mới. Sử dụng công thức Excel để khớp với dữ liệu đầu vào khác, hoặc xuất ra file CSV để import vào phần mềm kế toán sau này. Để xử lý hàng tháng, lưu query làm mẫu (template) trong Excel, giúp tái sử dụng nhanh chóng cho các kỳ sau.

Nếu quy trình trên vẫn khó khăn, Anh/Chị có thể cân nhắc các lựa chọn thay thế:

• Sử dụng phần mềm miễn phí như XML to Excel Converter (tải từ nguồn uy tín như Microsoft Store) để chuyển đổi nhanh.
• Áp dụng dịch vụ outsourcing trích xuất dữ liệu từ các công ty kế toán
• Đầu tư phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử (như Misa hoặc Fast), hỗ trợ kéo dữ liệu tự động từ Tổng cục Thuế, giúp giảm thời gian xử lý xuống dưới 1 giờ/tháng.

Việc áp dụng các phương pháp trên không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót trong kê khai thuế, đảm bảo quyền khấu trừ GTGT đầy đủ theo pháp luật. Công ty dịch vụ kế toán ACC khuyến nghị chuyển sang sử dụng phần mềm chuyên dụng để tối ưu hóa quy trình dài hạn.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.