Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về mức đóng bảo hiểm xã hội

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) phải bao gồm tiền lương tháng làm việc bình thường và các khoản phụ cấp, bổ sung khác theo quy định tại hợp đồng lao động, không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

Cụ thể, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định rằng người sử dụng lao động và người lao động phải đóng BHXH trên toàn bộ tiền lương thực tế trả cho người lao động, trừ một số khoản thu nhập không thuộc diện đóng như tiền thưởng theo hiệu suất, hỗ trợ ăn trưa, điện thoại, đi lại (nếu không vượt quá mức quy định).

Việc kê khai mức đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế có thể bị coi là hành vi trốn đóng BHXH, dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Quy định pháp lý về tính thuế thu nhập cá nhân

Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và các văn bản hướng dẫn hiện hành) quy định rằng thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm tất cả các khoản trả cho người lao động, bất kể hình thức phải kê khai đầy đủ để tính thuế.

Các khoản phụ cấp, trợ cấp không phải đóng BHXH có thể được miễn thuế nếu thuộc diện quy định nhưng phải có chứng từ hợp lý và không được lạm dụng để che giấu thu nhập thực tế. Việc phân bổ lương thấp cho BHXH nhưng cao cho thuế TNCN có thể dẫn đến kiểm tra chéo giữa cơ quan BHXH và cơ quan thuế, gây rủi ro truy thu và phạt.

Xem thêm: Mọi người ơi, trong tháng/quý nếu tiền lương người lao động không vượt mức tính thuế thu nhập cá nhân thì có phải kê khai không. Hay đến cuối năm mới quyết toán 1 lần.

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp không được tự ý kê khai mức đóng BHXH thấp hơn lương thực tế, vì điều này vi phạm nguyên tắc minh bạch và có thể bị phạt. Tuy nhiên, nếu muốn tối ưu hóa chi phí đóng BHXH một cách hợp pháp, có thể phân bổ thu nhập thành các khoản không thuộc diện đóng BHXH, nhưng phải dựa trên hợp đồng lao động rõ ràng và thực tế công việc.

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo quy trình xây dựng bảng lương:

Bước 1: Xác định mức lương cơ bản làm căn cứ đóng BHXH

Xây dựng mức lương cơ bản hợp lý, phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Phần này bao gồm lương tháng cố định và các phụ cấp bắt buộc theo hợp đồng. Đảm bảo mức này phản ánh đúng công việc thực tế để tránh tranh chấp lao động theo Bộ luật Lao động 2019.

Bước 2: Phân loại các khoản thu nhập không đóng BHXH

Phân bổ phần còn lại vào các khoản không thuộc diện đóng BHXH, chẳng hạn:

• Phụ cấp ăn trưa
• Hỗ trợ xăng xe, điện thoại
• Trợ cấp thôi việc hoặc thất nghiệp (nếu áp dụng).

Tổng các khoản này phải có cơ sở chứng minh (hợp đồng, biên bản họp) và kê khai đầy đủ cho thuế TNCN.

Xem thêm: Bên em có chuỗi cửa hàng mỗi ngày rất nhiều đơn hàng bán ra và số tiền đơn hàng giống nhau cũng rất nhiều ạ (vì số tiền nhỏ dưới 5 triệu nên thường cá nhân mua hàng sẽ chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản công ty không có nội dung gì) nên khi em hạch toán phần ngân hàng em đang chưa biết làm sao để khớp tiền ngân hàng với hóa đơn bán ra ạ (1 tháng bên em có khoảng 700 lệnh chuyển khoản ạ) mà em cứ phải đi dò lại xem lệnh chuyển khoản này của công ty nào thì mất rất nhiều thời gian ạ. Mong anh chị chỉ giáo cho em cách làm ạ.

Bước 3: Lập bảng lương và kê khai

Lập bảng lương chi tiết trên phần mềm kế toán, ghi rõ từng khoản. Nộp hồ sơ BHXH hàng tháng qua cổng thông tin BHXH Việt Nam, đồng thời kê khai thuế TNCN. Kiểm tra định kỳ để tránh vượt mức phụ cấp cho phép, vì nếu cơ quan chức năng phát hiện lạm dụng, có thể truy thu toàn bộ và phạt.

Bước 4: Tư vấn và theo dõi rủi ro

Tham khảo ý kiến cơ quan BHXH địa phương trước khi áp dụng, và lưu trữ đầy đủ chứng từ ít nhất 5 năm. Nếu người lao động khiếu nại, doanh nghiệp có thể bị buộc điều chỉnh mức đóng BHXH từ đầu và bồi thường quyền lợi cho người lao động.

Hậu quả nếu phân bổ không hợp lý

Việc cố tình kê khai thấp mức đóng BHXH có thể bị xử phạt hành chính (Luật Bảo hiểm xã hội 2024), đồng thời truy thu số tiền thiếu và lãi chậm nộp (0,03%/ngày). Đối với thuế TNCN, nếu phát hiện gian lận, phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, giảm thiểu tranh chấp lao động và đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động như chế độ hưu trí, ốm đau. Đồng thời, xây dựng uy tín kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.