Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Giá trị pháp lý của chứng từ kế toán điện tử

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 chứng từ kế toán được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ bằng giấy tờ, miễn là đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần thiết. Điều này áp dụng cho các chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho nội bộ hoặc bảng phân bổ chi phí tự động sinh ra từ hệ thống.

Luật Giao dịch điện tử 2023 bổ sung rằng dữ liệu điện tử, bao gồm chứng từ kế toán, được công nhận giá trị pháp lý nếu chúng được tạo lập, gửi đi, nhận và lưu trữ theo phương thức đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, không bị thay đổi trái phép.

Xem thêm: Công ty em ký hợp đồng thuê tài sản dài hạn có điều khoản điều chỉnh giá thuê theo chỉ số lạm phát hằng năm, vậy khi ghi nhận nghĩa vụ thuê ban đầu có cần ước tính trước các lần điều chỉnh giá này không?

Do đó, trong bối cảnh số hóa luân chuyển chứng từ, việc triển khai hệ thống với các tính năng phân quyền và lịch sử chỉnh sửa rõ ràng sẽ giúp chứng từ duy trì hiệu lực pháp lý mà không cần chuyển sang dạng giấy.

Điều kiện để lưu trữ hoàn toàn dưới dạng điện tử

Để chứng từ kế toán điện tử như phiếu xuất kho nội bộ hoặc bảng phân bổ chi phí có giá trị pháp lý mà không cần in ra và ký tay, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Hệ thống phải có cơ chế chống sửa đổi trái phép, với lịch sử chỉnh sửa được ghi nhận đầy đủ, bao gồm thời gian, người thực hiện và nội dung thay đổi.
• Xác thực người lập và phê duyệt: Sử dụng chữ ký điện tử (theo Luật Giao dịch điện tử 2023) hoặc phân quyền truy cập dựa trên tài khoản người dùng được xác minh, thay thế cho chữ ký tay.
• Khả năng truy xuất và lưu trữ: Dữ liệu phải được lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán 2015), dễ dàng in ấn hoặc xuất báo cáo khi cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra.
• Tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật: Hệ thống ERP cần được chứng nhận hoặc kiểm toán để đảm bảo an toàn thông tin, tránh mất mát dữ liệu.

Nếu các điều kiện trên được đáp ứng, doanh nghiệp được phép lưu trữ hoàn toàn dưới dạng điện tử, giúp giảm chi phí in ấn và tăng hiệu quả quản lý.

Xem thêm: Cho mình hỏi thêm một ý cuối, nếu doanh nghiệp thay đổi cách trình bày một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính để phù hợp hơn với hoạt động hiện tại nhưng không thay đổi bản chất số liệu, thì có cần trình bày lại số liệu so sánh của năm trước cho đồng nhất không?

Rủi ro nếu không tuân thủ

Việc in ra ký tay chỉ là lựa chọn bổ sung nếu hệ thống chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện điện tử, nhưng không bắt buộc theo pháp luật hiện hành. Nếu chứng từ điện tử thiếu tính toàn vẹn hoặc xác thực, chúng có thể bị từ chối giá trị pháp lý, dẫn đến xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán.

Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý cho chứng từ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình số hóa, giảm rủi ro kiểm toán và tiết kiệm chi phí lưu trữ dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.