Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xác định sai sót và thông báo cho nhà cung cấp

Khi phát hiện hóa đơn đầu vào có sai sót về thuế suất GTGT doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định mức độ ảnh hưởng đến hạch toán và kê khai thuế. Sai sót này thuộc trường hợp hóa đơn điện tử có lỗi về số lượng, đơn giá, thuế suất theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải thông báo ngay cho nhà cung cấp để phối hợp điều chỉnh, tránh phát sinh rủi ro về truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Việc thông báo nên bằng văn bản kèm theo bản sao hóa đơn gốc, nêu rõ nội dung sai sót và đề nghị lập hóa đơn điều chỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát hiện.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn và hạch toán

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót

Doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng lập biên bản xác nhận sai sót về thuế suất GTGT trên hóa đơn, ghi rõ lý do, số hóa đơn, ngày lập và mức điều chỉnh cụ thể. Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện hai bên, có giá trị pháp lý để làm cơ sở điều chỉnh. Thời hạn lập biên bản không quá 10 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót, giúp tránh tình trạng hóa đơn bị coi là không hợp lệ.

Xem thêm: Em đang bán đồ decor nhỏ lẻ, doanh thu chưa tới 300 triệu/năm, vậy có bắt buộc phải đăng ký thuế ngay từ đầu không ạ?

Bước 2: Nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh

Nhà cung cấp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo mẫu quy định với nội dung tăng thuế suất từ 8% lên 10%, tính toán lại số thuế GTGT phải nộp. Hóa đơn điều chỉnh phải gửi cho doanh nghiệp qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu nhà cung cấp không hợp tác, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 3: Điều chỉnh hạch toán kế toán

Sau khi nhận hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp ghi giảm giá trị thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ (tăng nợ phải trả thuế) và điều chỉnh tài khoản liên quan. Việc hạch toán phải tuân thủ, đảm bảo sổ sách phản ánh đúng thực tế giao dịch. Nếu sai sót phát hiện sau kỳ kê khai, cần lập chứng từ điều chỉnh nội bộ và cập nhật vào sổ cái kế toán ngay lập tức.

Bước 4: Kê khai bổ sung và nộp thuế

Doanh nghiệp lập tờ khai bổ sung theo mẫu, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào khấu trừ tương ứng với chênh lệch thuế suất. Tờ khai bổ sung nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn điều chỉnh, kèm theo biên bản và hóa đơn gốc/điều chỉnh. Nếu phát hiện trong vòng 10 năm trước thời điểm phát hiện, không bị phạt chậm nộp nhưng phải nộp đủ số thuế chênh lệch kèm tiền chậm nộp (0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019).

Hồ sơ cần chuẩn bị

Xem thêm: Mình đang gặp tình huống tồn kho thực tế thấp hơn sổ sách khá nhiều do thất thoát và kiểm kê không chuẩn từ đầu năm, nếu không điều chỉnh lại mà tiếp tục theo dõi từ hiện tại thì khi cơ quan thuế kiểm tra có bị đánh giá là sai lệch nghiêm trọng không?

Để thực hiện điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau

• Biên bản ghi nhận sai sót giữa hai bên.
• Hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.
• Tờ khai thuế GTGT bổ sung (mẫu 01/GTGT).
• Chứng từ hạch toán điều chỉnh (phiếu kế toán, sổ cái).
• Công văn thông báo cho nhà cung cấp và cơ quan thuế (nếu cần).

Hậu quả nếu không điều chỉnh kịp thời

Nếu không điều chỉnh, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời bị truy thu thuế GTGT chênh lệch (2% giá trị hàng hóa) cộng tiền chậm nộp. Trường hợp cố tình không điều chỉnh, mức phạt có thể lên đến 20% số thuế trốn tránh, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo khấu trừ thuế chính xác và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nội bộ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.